Herramienta central de gestión de los recursos humanos, el SIRH tiene una limitación: no está concebido para ayudar al personal operativo a alcanzar sus objetivos. Y, sin embargo, necesitan tener una visión global y actualizada de las competencias disponibles. En este contexto, ¿cómo es posible alinear los intereses de todos? ¿Y si los datos procedentes del terreno pudieran resolver este problema?
La mayoría de los sistemas SIRH sólo benefician a las funciones de apoyo
Antes de entrar en el meollo de la cuestión, pongámonos en situación. SIRH son las siglas de Sistemas de Información para la Gestión de Recursos Humanos. En otras palabras, son paquetes de software centrados en la administración de personal. Los equipos de RRHH los utilizan para realizar diversas tareas:
- Gestión de los contratos de trabajo
- Creación de nóminas
- Seguimiento de permisos y ausencias
- Identificar las reclamaciones de gastos
- etc.
A menudo se trata de herramientas integrales diseñadas para mejorar la productividad de las funciones de apoyo. Los datos se centralizan y las tareas de escaso valor añadido se automatizan, lo que permite a los equipos de RRHH concentrarse en el aspecto humano. El software cubre todos los procesos de recursos humanos, simplificándolos al mismo tiempo. De este modo, el SIRH se diseña ante todo con vistas a mejorar el rendimiento.
Más allá de esta noción de productividad, este software también permite gestionar mejor la gestión del talento gracias a una amplia gama de indicadores. En términos financieros, por ejemplo, se pueden seguir los costes de nómina o de contratación por línea de negocio. Otras métricas se centran más en los factores de riesgo, como la rotación del personal, las enfermedades profesionales, los índices de accidentes y el absentismo.
Por último, el SIRH también responde a las obligaciones legales. En efecto, desde 2018, la ley sobre el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las empresas están obligadas a asegurar los datos personales de sus empleados. Por lo tanto, los SIRH están diseñados para cumplir con esta obligación.
Si bien estas funcionalidades son una ayuda inestimable para los profesionales de recursos humanos, no puede decirse lo mismo del personal operativo.
Y eso parece lógico. Como hemos visto, esta herramienta está concebida para ayudar a las funciones de apoyo a alcanzar sus objetivos. Y estos objetivos no son los mismos que los del personal operativo.
El SIRH es insuficiente para afrontar los retos operativos
En una empresa, cada departamento actúa para alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, el departamento de RRHH tiene que contratar a los mejores talentos. Por su parte, el personal operativo hace todo lo posible para maximizar la producción. Por lo tanto, los datos contenidos en el SIRH serían teóricamente útiles para el personal operativo. Sin embargo, hay que decir que no es el caso.
La mayoría de las veces, esta información procede de arriba abajo y, por definición, no refleja la realidad sobre el terreno. Las funciones de apoyo tienen un conocimiento relativamente parcial de las expectativas y los retos operativos. Esto ocurre sobre todo en el sector industrial, donde es frecuente oír a los jefes de obra quejarse de la escasa comprensión de su actividad por parte de los responsables de recursos humanos. Basta con leer los anuncios de empleo publicados por RRHH para darse cuenta de ello: las competencias mencionadas y la descripción del puesto están a veces muy alejadas de la realidad.
Para hacer frente a sus retos, el personal operativo busca soluciones diseñadas pensando en ellos.
Por ejemplo, sobre el terreno, los directivos quieren ahorrar tiempo para :
- Saber qué operario tiene qué competencias para asignarle el trabajo adecuado
- Saber si los miembros de su equipo están presentes para ver si pueden hacer frente a la carga de trabajo
- Anticiparse a las jubilaciones para formar a tiempo a las nuevas personas
- Participar en la contratación de futuros miembros del equipo
- Supervisar el índice de polivalencia del equipo para poder mejorarlo.
- Apoyo a los operadores, sobre todo en materia de desarrollo de competencias
Por su parte, los operadores también tienen sus exigencias:
- Garantizar que se conozcan y valoren sus competencias
- Ser capaz de solicitar cursos de formación acordes con sus planes de carrera.
- Formación y apoyo continuos
En la actualidad, un buen número de empresas son incapaces de hacer frente a estos retos operativos, aunque garanticen un crecimiento saludable.
Conciliar los retos de las funciones de apoyo y los retos operativos
En este contexto, ¿cómo es posible que el mayor número posible de personas pueda beneficiarse de los datos sobre el terreno para avanzar en la dirección correcta? ¿Es necesario empezar de cero?
Afortunadamente, no. En su lugar, simplemente tenemos que revisar la forma en que los datos son recogidos y utilizados por las distintas partes interesadas. De hecho, la mejor manera de garantizar la fiabilidad de los datos es ir de abajo arriba, no de arriba abajo. En la práctica, esto significa recopilar datos sobre el terreno y compartirlos con el resto de la empresa.
Este sistema no sólo beneficia al personal operativo, sino también a las funciones de apoyo. Por ejemplo, RRHH puede confiar en un enfoque basado en datos reales y actualizados sobre el terreno. Los responsables de la toma de decisiones, por su parte, se benefician de estos datos para establecer una visión estratégica más afinada y anticipar mejor el futuro.
Los datos procedentes del terreno son esenciales para cualquier empresa que desee ser más ágil y versátil, dos cualidades imprescindibles ante la aceleración de la transformación digital y la aparición de nuevas líneas de negocio. Es más, la implantación de Planificación estratégica de la mano de obra requiere que la empresa tenga acceso a datos fiables.
La pregunta que se plantea entonces es: ¿cómo recuperar y difundir los datos obtenidos sobre el terreno? La solución ideal probablemente tendría que cumplir los siguientes criterios:
- Facilitar la centralización de la información
- Ser utilizable por todos los miembros del equipo
- Generar indicadores para las funciones de apoyo y el personal operativo
Teniendo en cuenta estas características, es fácil ver por qué el uso de hojas de cálculo no es la solución ideal. Sin embargo, existen herramientas llave en mano que facilitan la gestión de datos sobre el terreno y su transformación en cuadros de mando personalizados. De este modo, se concilian los intereses de las funciones de apoyo y del personal operativo.
En pocas palabras
Los SIRH son herramientas para gestionar una serie de tareas administrativas, como la generación de nóminas, la gestión de contratos y el seguimiento de las vacaciones. Aunque estas herramientas ayudan a los departamentos de RRHH a alcanzar sus objetivos, no abordan los retos operativos. De hecho, los datos del terreno a menudo se quedan... en el terreno.
¿Cuál es el problema? Crea una compartimentación de la información y una visión de los recursos humanos de la empresa que no refleja la realidad. Aunque los jefes de equipo son los responsables de alcanzar la excelencia operativa, no pueden confiar en los datos del HRIS para poner en marcha las acciones adecuadas. Para cambiar esto, tenemos que cambiar la forma en que se recopilan y utilizan los datos.
