Einführung
In Fabriken und Produktionsstätten ist die Nachverfolgung von Schulungen ein strategischer Hebel, der oft nicht ausgeschöpft wird. Zwischen den obligatorischen Zertifizierungen, den gesetzlich vorgeschriebenen Berechtigungen und der Ausbildung für spezifische Arbeitsplätze jonglieren die Industrieunternehmen mit einer Vielzahl von Kompetenzen, die auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen.
Produktions- und Personalverantwortliche stellen es täglich fest: Ohne ein zuverlässiges System zur Nachverfolgung von Schulungen (Siehe die Lernplattform), können die Folgen vielfältig sein: Arbeiter, die auf Stellen ohne entsprechende Qualifikation gesetzt werden, Audits, die zum Albtraum werden, oder auch Pensionierungen, die wertvolles Know-how mit sich nehmen. Die Leistung von Produktionsstätten hängt direkt von der Fähigkeit ab, die Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters zu schulen, zu überwachen und aufzuwerten.
1. Die Herausforderungen bei der Nachbereitung von Ausbildungen im industriellen Umfeld
Vorschriften und Prüfungsanforderungen
Die Industriebranchen unterliegen strengen regulatorischen Anforderungen. Insbesondere die Pharma-, Lebensmittel-, Luftfahrt- oder Kosmetikindustrie muss Normen wie ISO 9001, ISO 14001 oder GMP (Good Manufacturing Practices) erfüllen.
Bei einem Audit taucht eine Frage immer wieder auf: Können Sie nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeitsplätze richtig geschult sind? Ohne Nachvollziehbarkeit der Schulungen riskieren Unternehmen Nichtkonformität, Strafen oder sogar den Verlust von Zertifizierungen.
In der Luftfahrtindustrie ist es beispielsweise gesetzlich vorgeschrieben, dass Schulungsinformationen bis zu 15 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um im Falle eines Unfalls Untersuchungen durchführen zu können. Diese Rückverfolgbarkeit wird zu einer kritischen Herausforderung, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Verlust von Know-how und Fluktuation
Der Weggang von erfahrenen Mitarbeitern stellt ein großes Risiko für Industriestandorte dar. Nach Angaben des Observatoire de la Métallurgie werden bis zum Jahr 2030 rund 43% der im Jahr 2015 beschäftigten Industrietechniker werden ihre Tätigkeit beendet haben. Diese Situation wird durch eine Fluktuation verschärft, die in einigen Sektoren 33% erreicht.
Ohne eine strukturierte Nachbereitung von Schulungen und ein System zur Weitergabe von Kompetenzen laufen Unternehmen Gefahr, wertvolles, über Jahre hinweg angesammeltes Know-how zu verlieren.
Vielseitigkeit als Antwort auf die Herausforderungen der Produktion
Angesichts von Produktionsschwankungen, unvorhergesehenen Abwesenheiten oder technologischen Entwicklungen wird die Vielseitigkeit der Teams zu einem Wettbewerbsvorteil. Eine gute Nachbereitung der Schulungen ermöglicht es, Mitarbeiter zu identifizieren, die an verschiedenen Stellen eingesetzt werden können, und den notwendigen Kompetenzaufbau zu planen.
2. Die Grenzen traditioneller Methoden
Die Falle der mehrfachen Excel-Dateien
Die Situation ist in vielen Fabriken oft die gleiche: eine Excel-Datei für die gesetzlich vorgeschriebenen Berechtigungen, eine andere für die technischen Schulungen, eine dritte für die Nachverfolgung von Beurteilungen ... Diese Vielzahl an Nachverfolgungsinstrumenten führt zu Verwirrung und Zeitverlust.
Bei SEW USOCOME wurden vor der Digitalisierung ihres Prozesses nicht weniger als 50 verschiedene Excel- und Word-Dateien zur Verwaltung von Kompetenzen und Schulungen verwendet. Diese Streuung der Informationen machte eine umfassende und kohärente Übersicht unmöglich. (Sehen Sie sich die Ergebnisse für SEW Usocome an)
Die Schwierigkeit, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten
Wenn die Nachverfolgung von Schulungen auf manuellen Dateien beruht, wird die Aktualisierung zu einer echten Herausforderung. Informationen stagnieren, Ablaufdaten von Berechtigungen werden übersehen und Manager verschwenden viel Zeit damit, diese Daten zu finden und zu überprüfen.
Bei Villars Chocolat wurde die Aktualisierung der Kompetenzen vor der Digitalisierung des Prozesses nur einmal jährlich durchgeführt. Diese unzureichende Häufigkeit ermöglichte es nicht, einen zuverlässigen und aktuellen Überblick über die am Standort verfügbaren Kompetenzen zu erhalten. (Alle Ergebnisse anzeigen von Villars Chocolat)
Das Fehlen eines Gesamtüberblicks und der Nachvollziehbarkeit
Wie kann man bei verstreuten Werkzeugen schnell herausfinden, welche Bediener einen abwesenden Kollegen ersetzen können? Wie lassen sich kritische Fähigkeiten identifizieren, die von einem einzelnen Mitarbeiter gehalten werden, der kurz vor der Pensionierung steht?
Außerdem muss der Qualitätsmanager bei Audits oft Stunden damit verbringen, Schulungsnachweise in verschiedenen Systemen zu sammeln, ohne eine Garantie für Vollständigkeit zu haben.
3. Wie man eine effektive Nachbereitung von Fortbildungen einrichtet
Digitalisierung des Lernprozesses
Der erste Schritt besteht darin, den gesamten Lernprozess zu digitalisieren - von der Definition des Bedarfs bis zur Bewertung des Gelernten. Diese Transformation ermöglicht :
- Standardisierte Lernpfade für jede Stelle erstellen
- Bewertungsfragebögen direkt in das Tool integrieren
- Validierung von Kompetenzen durch elektronische Unterschrift
- Automatische Generierung von Ausbildungsbescheinigungen
Bei LVMH Fragrance Brands wurde durch die Digitalisierung der Nachverfolgung von Schulungen von einer jährlichen Überprüfung der Kompetenzen auf eine vierteljährliche Aktualisierung umgestellt, wodurch die Zuverlässigkeit der Daten erheblich verbessert wurde. (Alle Ergebnisse anzeigen für LVMH Fragrance Brands)
Zentralisierung von Ausbildungs- und Kompetenzdaten
Um das Problem der verstreuten Informationen zu lösen, bietet sich die Zentralisierung der Kompetenzdaten in einem einzigen Tool an. Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile:
- Eine dynamische Kompetenzmatrix, auf die alle Hierarchieebenen zugreifen können
- Eine klare Visualisierung der Beherrschungsstufen jedes Operators
- Eine Verfolgung der gesetzlichen Berechtigungen und ihrer Ablaufdaten
- Eine schnelle Identifizierung von kritischen oder wenig geteilten Kompetenzen
Systeme vernetzen (HRIS, ERP, etc.)
Eine optimale Nachverfolgung von Schulungen stützt sich auf miteinander verbundene Systeme. Die Herausforderung besteht darin, die HR-Tools mit den Produktionssystemen in einen Dialog zu bringen, um :
- Automatisches Abrufen von Mitarbeiterdaten aus dem HRIS
- Integration von Abwesenheits- und Anwesenheitsinformationen aus der GTA
- Produktionsanforderungen (aus dem ERP) mit den verfügbaren Fähigkeiten verbinden
- Ermöglichen Sie den direkten Zugriff auf Schulungsunterlagen von den Arbeitsplätzen aus.
Diese Zusammenschaltung vermeidet Doppelerfassungen und stellt sicher, dass die Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen konsistent sind.
Automatisieren von Warnungen vor dem Ablauf von Kompetenzen
Die Einrichtung von automatischen Warnmeldungen für ablaufende Kompetenzen und Berechtigungen stellt einen erheblichen Gewinn dar. Bei Exxelia berichtet ein HR-Manager: "Ich muss mir keine Sorgen mehr um die Verfolgung ablaufender kritischer Berechtigungen oder Kompetenzen machen, Mercateam sendet mir mehrere Monate vorher eine Erinnerung."
Dieses System ermöglicht es, den Schulungsbedarf zu antizipieren und Umschulungen zu organisieren, bevor die Kompetenzen veraltet sind, und stellt so sicher, dass der Betrieb in voller Übereinstimmung mit den Vorschriften weiterläuft.
4. Die Vorteile einer optimierten Nachbereitung von Schulungen
Zeitersparnis für Manager und Vorgesetzte
Der erste greifbare Nutzen einer optimierten Nachverfolgung von Schulungen ist die Freisetzung von Zeit für die Manager. Durch die Automatisierung der administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Schulungen können sich die Manager auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert konzentrieren, z. B. auf die Betreuung von Teams oder die Verbesserung von Prozessen.
Erhöhung der Vielseitigkeit der Teams
Eine strukturierte Nachverfolgung der Schulungen ermöglicht es, Kompetenzlücken zu identifizieren und gezielte Aktionspläne zur Entwicklung von Vielseitigkeit aufzustellen. Dieser methodische Ansatz führt zu beeindruckenden Ergebnissen:
- Bei Lisi stieg die Vielseitigkeitsrate um 20%
- Shiseido verzeichnete einen Anstieg der Vielseitigkeit seiner Teams um 34%
Die Vielseitigkeit erhöht auch die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegenüber Produktionsrisiken. Bei Abwesenheit, Spitzenbelastungen oder Umstrukturierungen ist es ein großer Vorteil, über Mitarbeiter zu verfügen, die an verschiedenen Arbeitsplätzen eingesetzt werden können, um die Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten.
Sichere Prüfungen und Einhaltung von Vorschriften
In Branchen, die strengen Vorschriften unterliegen, stellt die Sicherung von Prüfungen eine kritische Herausforderung dar. Ein leistungsfähiges System zur Nachverfolgung von Schulungen ermöglicht :
- Mit wenigen Klicks auf Anfragen von Hörern reagieren
- Nachweis der Beherrschung der Fähigkeiten für jede Position
- Nachweis der Gültigkeit gesetzlicher Ermächtigungen
- Die Historie der durchgeführten Schulungen aufrechterhalten
Bei Unither Pharmaceuticals hat die Digitalisierung des Prozesses dazu beigetragen, die Anforderungen der pharmazeutischen Standards zu erfüllen und gleichzeitig die Vorbereitung von Audits erheblich zu vereinfachen. Die Verantwortlichen können nun Schulungsnachweise mit einwandfreier Nachvollziehbarkeit schnell extrahieren.
Aufwertung der Kompetenzen der Mitarbeiter
Neben den operativen Aspekten spielt die Nachbereitung von Schulungen eine Schlüsselrolle bei der Aufwertung des Humankapitals. Indem sie die erworbenen Kompetenzen und die erzielten Fortschritte sichtbar machen, erkennt das Unternehmen die Anstrengungen seiner Mitarbeiter an und fördert ihr Engagement.
Diese Aufwertung drückt sich konkret aus durch :
- Bessere Anerkennung für interne Experten
- Eine klare Visualisierung der möglichen Entwicklungspfade
- Ein Gefühl des beruflichen Fortschritts für die Operateure
- Eine stärkere Bindung von Talenten
Mercateam hat so dazu beigetragen, den Menschen wieder in den Mittelpunkt der Fabrik zu stellen, im Einklang mit den Herausforderungen der Industrie 4.0, die einen kontinuierlichen Kompetenzaufbau der Teams erfordert.
5. Erfahrungsberichte: Konkrete Ergebnisse
Beispiele für erfolgreiche Transformationen
Die Rückmeldungen von Industrieunternehmen, die ihre Weiterbildungsmaßnahmen optimiert haben, zeugen von tiefgreifenden Veränderungen im Kompetenzmanagement:
SEW Usocome hat seinen Qualifikationsprozess für Bediener völlig neu gestaltet. Durch die Digitalisierung seiner Kompetenzmatrix konnte das Unternehmen die Integration und Ausbildung seiner Mitarbeiter zuverlässiger gestalten. Mehr als 450 Schulungsordner in Papierform und 20 Computerdateien wurden zugunsten eines zentralisierten Systems, auf das alle zugreifen können, abgeschafft.
ValrhonaDas Unternehmen, das auf hochwertige Schokolade spezialisiert ist, verzeichnete ein Wachstum von 15% in einem Umfeld mit hoher Fluktuation (20%). Dank eines optimierten Kompetenzmanagements konnte das Unternehmen seine Ausbildungswege strukturieren, um schneller auf den Bedarf an Vielseitigkeit reagieren zu können. Die Ausbildungszeit wurde erheblich verkürzt, so dass neue Mitarbeiter effizienter integriert werden konnten.
Messbare Leistungsindikatoren
Die Vorteile einer optimierten Nachbereitung von Schulungen zeigen sich in konkreten Leistungsindikatoren :
Senkung der Verwaltungskosten :
- Verringerung der Anzahl der Excel-Dateien (35 wurden bei SEB, 14 bei Shiseido abgeschafft)
- Einsparung von VZÄ bei Verwaltungsaufgaben
- Reduzierung von Papierausdrucken (Abschaffung von 450 Schulungsordnern bei SEW Usocome)
Verbesserung des Kompetenzmanagements :
- Erhöhung der Vielseitigkeitsrate (+34% bei Shiseido)
- Verkürzung der Ausbildungszeit (in der Luftfahrt durch 4 geteilt)
- Häufigkeit der Aktualisierung der Kompetenzen (Wechsel von jährlich zu vierteljährlich bei LVMH)
Optimierung der Einhaltung :
- Verringerung der Zeit für die Vorbereitung von Audits (bei Lisi um den Faktor 3 verringert)
- Antizipation des Ablaufs von Berechtigungen (Warnungen bis zu 3 Monate im Voraus)
- Vollständige Nachvollziehbarkeit der Lernwege
Diese Indikatoren zeigen, dass die Investition in ein leistungsstarkes System zur Nachverfolgung von Schulungen einen schnellen finanziellen und organisatorischen Return on Investment generiert.
Schlussfolgerung
Die Investition in die Digitalisierung des Lernprozesses ist nicht nur eine Frage der Zeitersparnis oder der Kosteneinsparungen. Sie ist Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Aufwertung des Humankapitals, des wahren Reichtums eines Industrieunternehmens. Indem sie den Bediener in den Mittelpunkt ihrer Strategie zur Entwicklung von Kompetenzen stellt, kann die Industrie den Herausforderungen, die auf sie zukommen, gelassen entgegensehen.
