Das Werkzeug der dynamischen Kompetenzmatrix

Eine Kompetenzmatrix-Software ist eine digitale Lösung, die das Know-how, die Qualifikationen und Berechtigungen der Mitarbeiter in einem einzigen Raum zentralisiert. Sie ermöglicht es, die beherrschten Kompetenzen, die im Aufbau befindlichen Kompetenzen und den zukünftigen Bedarf zu visualisieren.

Im Gegensatz zu einer einfachen Excel-Tabelle automatisiert eine spezielle Software die Datenaktualisierung bei der Freigabe einer Schulung, verknüpft Mitarbeiter mit ihren Arbeitsplätzen, generiert Warnmeldungen, um Fehler bei der Erstellung der persönlichen Planung zu verhindern, und bietet durch die Festlegung von Zielen für die Kompetenzentwicklung am Standort einen dynamischen Überblick über die Vielseitigkeit innerhalb des Unternehmens.

Dieses Tool richtet sich vor allem an Produktionsleiter, Personalverantwortliche, QHSE und Teamleiter, die ihre Kompetenzen zuverlässig und visuell steuern und ihr Know-how sichern möchten, um die Kontinuität der Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Industrieunternehmen mit mehreren Standorten finden darin einen Hebel, um die Verwaltung der Berechtigungen zu harmonisieren und die Vielseitigkeit am Arbeitsplatz über alle ihre Werke hinweg zu verfolgen. Eine Software für die Kompetenzmatrix kann aber auch für jede Organisation geeignet sein, die den Kompetenzaufbau strukturieren und ihre Zuweisungen sichern möchte.

Die Vorteile sind vielfältig: eine zentrale und zuverlässige Bestandsaufnahme des technischen Know-hows des Unternehmens, eine faktenbasierte Bewertung Ihrer industriellen Kapazitäten, eine bessere Übersicht über die Stärken und Schwächen des Unternehmens, eine Echtzeit-Überwachung der Berechtigungen und eine Hilfe bei der Antizipation von Umschulungen, eine Reduzierung von Nichtkonformitäten und eine Erhöhung der Sicherheit sowie eine flüssigere Planung von Schulungen. Durch die Integration der Kompetenzmatrix in die Einsatzplanung und eine Feldschulungssoftware stellen Sie sicher, dass diese automatisch aktualisiert und operativ genutzt wird, während Sie gleichzeitig die Personal- und Betriebsprozesse flüssiger gestalten. Durch die Zentralisierung der Informationen erleichtert die Kompetenzmatrix-Software den Managern das Leben und fördert die interne Mobilität. Letztendlich verbessert sie die betriebliche Leistung, indem sie die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle vermittelt.

Im Durchschnitt jongliert ein Industriestandort mit Dutzenden von Excel-Dateien, um Kompetenzen, Zeitpläne und Schulungen zu verwalten. Dies birgt zahlreiche Risiken: nicht synchronisierte Versionen, zeitraubende manuelle Aktualisierungen, Kompetenzmatrizen, die nur vor Audits ausgefüllt werden. Einem Manager können Ressourcen fehlen, während seinem Kollegen seit Wochen welche zur Verfügung stehen, weil es kein zentrales Tool gibt. Eine Software für das Kompetenzmanagement schafft eine einzige Quelle der Wahrheit, die von HR, Produktion und Management gemeinsam genutzt wird. Unsere Software für die Kompetenzmatrix ersetzt durchschnittlich 32 Excel-Dateien.

Eine gute Software für die Kompetenzmatrix sollte :

• die Expertenstufen, die Rollen (Ausbilder, Beurteiler) und die Mitarbeiter in der Ausbildung klar visualisieren
• Daten automatisch aktualisieren und alarmieren, sobald eine Berechtigung abläuft
• benutzerdefinierte Matrizen pro Abteilung erstellen
• Ziele für die Entwicklung von Kompetenzen auf Standort-, Sektor-, Team- oder individueller Ebene festlegen
• mehrere Kompetenzen und Berechtigungen an Arbeitsplätzen so nah wie möglich an der Realität vor Ort zusammenzufassen
• an Schulungen teilnehmen und sich in bestehende HR- oder ERP-Tools einfügen

Die erfolgreichsten Lösungen wie Mercateam verbinden die Matrix mit der Planung und den Zuweisungen und verwandeln das Werkzeug in einen Hebel für die industrielle Steuerung.

Der Einsatz erfolgt in drei Schritten.

Audit : kritische Kompetenzen, obligatorische Berechtigungen, Vielseitigkeitslücken identifizieren und Prozesse klären (Umschulung, Validierung, Aushilfen, Fahrberechtigungen).

Konfiguration : Erstellen Sie den Qualifikationskatalog mit Gültigkeitszeiträumen, importieren Sie HR-Daten, richten Sie Integrationen ein und wählen Sie die Granularität der Qualifikationen, die für HR und Betrieb relevant ist.

Adoption : Benutzer schulen und schrittweise an mehreren Standorten einführen. Dieser Ansatz garantiert eine Lösung, die in Ihre bestehenden Prozesse integriert ist.

Eine Software zur Erstellung von Kompetenzmatrizen ist nur dann von Wert, wenn sie im Alltag eingesetzt wird, nicht nur vor Prüfungen.

Dafür muss es für die Praxis gedacht sein: auf Tablets zugänglich, einfach zu aktualisieren, mit Zeitplänen verbunden, damit die Daten sofort genutzt werden können.

Mit Mercateam scannen die Mitarbeiter QR-Codes, sehen sich ihre Einsätze auf dem Bildschirm an und werden direkt vor Ort geschult. Die Akzeptanz folgt auf dem Fuße, denn das Tool macht ihnen das Leben leichter.

Die Kosten hängen von der Anzahl der Benutzer, dem Funktionsumfang (Module, Standorte, Schnittstellen zwischen HRIS/ERP) und dem gewünschten Betreuungsniveau ab. Einige Anbieter berechnen pro aktivem Benutzer, andere nach der Größe des Unternehmens.

Für einen Industriebetrieb mit mehreren Standorten zahlt sich die Investition schnell aus: weniger Zuordnungsfehler, bessere Verwaltung der Schulungen und garantierte Einhaltung der Vorschriften. Am effizientesten ist es, wenn Sie eine Demonstration und eine persönliche Schätzung anfordern, die auf Ihre Herausforderungen zugeschnitten ist.

Mercateam gewährleistet eine vollständige Rückverfolgbarkeit des Know-hows und macht es bei Ihren Audits mit 2 Klicks verfügbar.

• Indem Sie jede Berechtigung mit ihrem Ablaufdatum nachverfolgen und automatische Auffrischungswarnungen generieren, externe Schulungsnachweise speichern, jeden Schritt des Tutorings digitalisieren und Validierungs-Workflows für Ihre Dokumente und Schulungen integrieren: Sie zeichnen auf, was vorher auf unbeweisbarem Papier war. → Mercateam wird bei Audits in 100% der Fälle als Stärke genannt.
• Neben den Audits vermeiden Sie Fehlbesetzungen, indem Sie sicherstellen, dass nur Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen eingesetzt werden.

Ergebnis: Mehr Sicherheit für Ihre Mitarbeiter, proaktive Steuerung der Kompetenzen: keine Steuerung auf Sicht mehr über einen faktischen Überblick über Ihre Abdeckung pro Position, weniger Produktionsstopps bei Abwesenheit, weniger Rückgriff auf Leiharbeitskräfte.

Ja. Unsere Lösungen für das Kompetenzmanagement lassen sich in Ihr Ökosystem integrieren: HRIS, ERP, MES, EDM, LMS oder Planungstools.

Diese Vernetzung automatisiert die Aktualisierungen und vermeidet Doppelerfassungen. Die Kompetenzmatrix wird zu einer Quelle der Wahrheit, die von HR, Produktion und Management gemeinsam genutzt wird.

Indem sie den Schulungsbedarf, die Kompetenzen ohne referierende Ausbilder und die wenig abgedeckten Stellen identifizieren. Die Verantwortlichen visualisieren den Fortschritt jedes Mitarbeiters und bauen kohärente Pläne zur Kompetenzentwicklung auf. Dies ist ein Hebel, um Talente an sich zu binden, Renteneintritte zu antizipieren und die Vielseitigkeit Ihrer Teams zu stärken.

Mercateam, das an über 300 Industriestandorten in 14 Ländern eingesetzt wird, beschränkt sich nicht darauf, ein Kompetenzraster anzuzeigen: Die Plattform sammelt das gesamte technische Know-how (Kompetenzen, Berechtigungen, Stellen), verbindet die Teams aus Personalwesen, Produktion und QHSE über Schichtpläne, die Verwaltung der Schulungen vor Ort und die Standards an den Arbeitsplätzen. Sie bietet eine für die Industrie konzipierte Sicht der Dinge, mit klaren Indikatoren und stets aktuellen Daten.

Die Software wird zu einem Schlüsselinstrument für die Steuerung Ihrer Fabrik, weit entfernt von der Excel-Matrix, die am Tag vor einem Audit eilig aktualisiert wird.