Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter pro Schicht und wann?

Im Herbst fragt die Finanzabteilung nach dem Personalbedarf für 2027. Ihre Produktionslinien laufen bereits mit Zeitarbeitskräften, die erst am Vortag einberufen wurden, mit sich überschneidenden Urlaubsterminen und mit Arbeitsplätzen, die nur wenige Mitarbeiter beherrschen.

Die Personalplanung gibt Ihnen 3 bis 18 Monate im Voraus Aufschluss darüber, Wie viele selbstständige Mitarbeiter pro Stelle, Team und Monat das werden Sie benötigen. Eine Berechnung auf Basis der jährlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ) gibt darüber keinen Aufschluss, da diese Zahl genau auf das Jahr ausfallen und die Nachtschicht ohne Schalterbeamten lassen könnte.

Was versteht man unter Personalplanung?

Bei der Personalplanung wird der Bedarf Ihrer Werkstatt mit den verfügbaren Ressourcen abgeglichen, um festzustellen, Wie viele qualifizierte Mitarbeiter, in welchen Positionen und wann?.

Anschließend entscheidet sie, wie sie diese Lücke schließen will. An einem Standort fungiert sie als Bindeglied zwischen der mehrjährigen Strategie und der täglichen Einsatzplanung.

Übung	Horizont	Gestellte Frage	Was wir beschließen
Strategische Personalplanung	Mehrere Jahre	Welche Berufe und Kompetenzen werden in Zukunft gefragt sein?	Leitlinien für Beschäftigung und Qualifikationen
Personalplan	Einige Monate bis zu anderthalb Jahren	Wie viele Selbstständige pro Stelle und Monat?	Personalbeschaffung, Zeitarbeit und Schulungen im Haushalt
Einsatzplan	Tag, Woche	Wer wird morgen welche Position bekleiden?	Einsätze und Vertretungen

An einer Produktionslinie führt ein unbesetzter Arbeitsplatz zu einer Verlangsamung oder zum Stillstand der Produktion, und nur eine geschulte Person kann die Arbeit dort wieder aufnehmen. Sie zählen daher zusätzlich zu den Vollzeitäquivalenten (VZÄ) die Anzahl der selbstständigen Mitarbeiter pro Arbeitsplatz.

Vorausdenken ist genauso wichtig wie das Rechnen, denn in der Industrie, Fast jedes zweite Einstellungsverfahren wird als schwierig eingestuft von den Arbeitgebern, gemäß dem’BMO-Umfrage 2026 von France Travail.

Aus welchen Schritten besteht ein Personalplan?

Ein Personalplan folgt sechs Schritte, die jeden Monat wiederholt werden, die Sie in einem einzigen Workshop durchführen können.

1. Die zu besetzenden Stunden werden für jede Stelle einzeln für das kommende Jahr berechnet.
2. Sie rechnen diese Stunden in Personentage um, unter Berücksichtigung der an der Stelle verbrachten Zeit.
3. Team für Team überprüfen Sie, wer an den kritischen Arbeitsplätzen selbstständig arbeiten kann.
4. Der Bedarf und die Einnahmen werden Monat für Monat prognostiziert, jeweils mit einem Basisszenario und einem Optimistenszenario.
5. Jede Abweichung wird mit einem Hebel und einem Startdatum versehen.
6. Bei der monatlichen Überprüfung der Produktion wird der Plan angepasst.

In der zweiten Phase gerät die Berechnung schnell aus dem Ruder, wenn die zu leistenden Stunden durch die bezahlte Arbeitszeit geteilt werden.

Wie berechnet man den Personalbedarf einer Werkstatt?

Der Personalbedarf einer Werkstatt berechnet sich, indem man die zu besetzenden Stunden durch die Stunden, die eine Person tatsächlich am Arbeitsplatz verbringt.

Sie dividieren diese Zahl wahrscheinlich durch 1.607 Stunden, die gesetzliche Vollzeit. Diese Zahl ist die jährliche Schwelle, ab der die Arbeitsstunden als Überstunden gelten. Darin sind bereits bezahlter Urlaub und Feiertage abgezogen, und sie umfasst weiterhin alles, was eine Person von ihrem Arbeitsplatz fernhält.

• Durch Fehlzeiten gehen 118 Stunden verloren, wobei bei den Arbeitern im Jahr 2024 ein Wert von 7,37 % gemessen wurde durch das WTW-Barometer zur Fehlzeitenquote.
• Die Fortbildung nimmt 21 Stunden pro Jahr in Anspruch – eine Annahme aus dem folgenden fiktiven Beispiel.
• Die Zeit außerhalb des Dienstes, einschließlich Anweisungen und Besprechungen, beträgt 34 Stunden, bei einer Berechnung von 10 Minuten pro 8-Stunden-Tag – eine weitere Annahme in diesem Beispiel.
• Es bleibt etwa 1.434 Stunden in dieser Position, der Stützpunkt Ihres Geschäftsbereichs.

Betrachten Sie Ihre Fehlzeiten der letzten 12 Monate, denn diese geben einen besseren Einblick in die Situation Ihrer Teams als ein nationales Barometer. Lassen Sie bereits bekannte längere Ausfälle, die zum jeweiligen Zeitpunkt im Plan berücksichtigt sind, bei der Berechnung der Quote unberücksichtigt.

Was wäre, wenn Ihre Stelle im Schichtdienst organisiert wäre? Die zu besetzenden Stunden entsprechen Volumen × Standardzeit ÷ Wirkungsgrad.

• Die Standardzeit ist die für eine Einheit vorgesehene Zeit, die Effizienz der Anteil dieser Zeit, den die Werkstatt tatsächlich einhält.
• Eine Produktionslinie, die im Jahr 500.000 Einheiten in einem Takt von 0,6 Minuten produzieren soll, entspricht 5.000 theoretischen Arbeitsstunden.
• Bei einer Effizienz von 85 % sind 5.882 Arbeitsstunden erforderlich, die Sie anschließend durch die Arbeitsstunden einer Person dividieren.

Die Gesamtkennzahlen – so viele Mitarbeiter für ein bestimmtes Arbeitsvolumen – sind für einen Kundendienst zwar hilfreich. Für eine Werkstatt sind sie jedoch zu grob, da sie die Arbeitszeiten der einzelnen Stellen nicht berücksichtigen.

Wie viele Mitarbeiter sind erforderlich, um eine Stelle im 3×8-Schichtbetrieb zu besetzen?

Von Montag bis Freitag erfordert eine 3×8-Schicht fast 4 Vollzeitbeschäftigte, und etwa 6 im Dauerbetrieb an 7 Tagen in der Woche. Bei einem 2×8-Schichtbetrieb mit zwei Schichten sollten Sie mit fast 3 Mitarbeitern pro Schicht rechnen.

Nach Abzug von Pausen, Abwesenheiten und Fortbildungen ist jeder Mitarbeiter nur an etwa drei von vier Öffnungstagen im Dienst. Wenn man mit drei Mitarbeitern pro Schicht arbeitet, werden der vierte Tag durch Zeitarbeitskräfte und Überstunden abgedeckt.

Ein vollzähliges Team kann die Nacht ohne Schiedsrichter verbringen

Wenn die Nachtschicht nicht kein eigenständiger Einsteller, die Zeile endet beim ersten Formatwechsel, unabhängig von der Gesamtzahl der Mitarbeiter.

Die Berechnung in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) setzt voraus, dass jeder Mitarbeiter alle Arbeitsplätze beherrscht. Bei einer Stichprobe von 210 Standorten, die wir ausstatten, liegt der Medianwert des Anteils an Mitarbeitern, die für mindestens zwei Arbeitsplätze qualifiziert sind, bei 12,5 %, wobei die Hälfte der Standorte darunter liegt.

• Die Kontrolle beginnt mit den kritischen Stellen, d. h. den Stellen, die die Anlage zum Stillstand bringen, eine Freigabe erfordern oder von einer oder zwei Personen abhängen.
• Eine Person zählt, wenn sie selbstständig arbeitet, d. h. wenn sie die Stelle allein besetzt und über aktuelle Berechtigungen verfügt.
• Auszubildende werden noch nicht mitgezählt, auch wenn sie die Stelle bereits ausüben und dabei von einem Ausbilder begleitet werden.
• Das Ziel ist es,’eine eigenständige Person pro Team, plus eine in Reserve, d. h. 4 pro kritischer Schicht im 3×8-Rhythmus.

In unserer fiktiven Werkstatt sind 6 selbstständig arbeitende Einrichter für 8 geplante Stellen beschäftigt. Die Nachtschicht hat keinen einzigen auf Linie 2.

Im Juni ist einer der beiden Rentner der Nachtdienstleiter der Linie 1, und in der Nacht gibt es keinen mehr. Ein Vielseitigkeitsmatrix zeigt Ihnen diese Lücke und die auslaufenden Berechtigungen.

Warum sollte man den Bedarf und die Einnahmen Monat für Monat planen?

Ein Jahresdurchschnitt verschleiert die schwierigen Monate, denn Die Abweichung konzentriert sich auf einige Monate, d. h. die Zeiten außerhalb der Schließungszeiten, bei Personalabgängen und in Spitzenzeiten.

Eine schnelle Berechnung vergleicht die Anzahl Ihrer Mitarbeiter mit den täglich zu besetzenden Stellen und kommt zu dem Ergebnis, dass alles abgedeckt ist. Jeder Mitarbeiter ist jedoch nur an etwa drei von vier Öffnungstagen an seinem Arbeitsplatz.

Monat	Täglich zu besetzende Stellen, 3 Schichten	Anwesende Mitarbeiter pro Tag	Abweichung	Hebel
Januar	36	34,4	-1,6	Gelegentliche Überstunden
Mai	36	28,3	-7,7	Vertretungskräfte für den Urlaubszeitraum
Juli	36	27,5	-8,5	Vertretungskräfte für den Urlaubszeitraum
September, ein ganz normaler Monat	36	32,1	-3,9	Einstellung mit unbefristetem Arbeitsvertrag
November	43,2, einschließlich der Samstage mit Spitzenauslastung	32,1	-11,1	Ehrenamtliche Samstagsarbeit, Zeitarbeit
Dezember	40,7, einschließlich der Samstage mit Spitzenauslastung	29,3	-11,4	Ehrenamtliche Samstagsarbeit, Zeitarbeit

Die fiktive Werkstatt im Jahr 2027, pro Arbeitstag, vor jeder Neueinstellung

Gleiche Werte wie in der Tabelle: Die Differenz vergrößert sich im Mai, im Juli und in den Spitzenmonaten.

Januar

36

34,4

−1,6

Mai

36

28,3

−7,7

Juli

36

27,5

−8,5

September

36

32,1

−3,9

November

43,2

32,1

−11,1

Dezember

40,7

29,3

−11,4

Täglich zu besetzende StellenAnwesende Mitarbeiter pro TagIn Rot: die Differenz

Im November und Dezember gibt es die meisten offenen Stellen an Samstagen.

Der Januar ist fast abgedeckt, da der Betrieb vor den Abgängen im März und Juni noch 44 Mitarbeiter beschäftigt, wobei Urlaubstage außerhalb der Betriebsferien nicht berücksichtigt sind. Ihr Dienstplan wird in vier Schritten erstellt.

1. Ausgangspunkt ist der aktuelle Personalbestand, von dem zunächst die bereits feststehenden Abgänge und anschließend die anhand Ihrer Fluktuationsrate geschätzten voraussichtlichen Abgänge abgezogen werden.
2. Die Urlaubstage werden monatlich verplant, einschließlich der Brückentage im Mai und der Sommerferien.
3. Für jeden Monat vergleichen Sie die tagesaktuelle Bestände pro Arbeitstag mit dem Tagesbedarf, einschließlich der Samstage mit Spitzenbedarf.
4. Führen Sie schließlich dieselbe Berechnung noch einmal mit einem unteren und einem oberen Volumen durch.

Eine offene Stelle wird bis zum Eintritt des neuen Mitarbeiters als Fehlstelle im Personalbestand gezählt. Würde sie als Abwesenheit gewertet, würde dies Ihre Quote in die Höhe treiben und die Wahl des Hebels erschweren.

Tragen Sie auch die bereits bekannten Langzeitunterbrechungen mit ihrem jeweiligen Datum ein. Würden sie in einem Durchschnittswert untergehen, würden sie in dem Monat, in dem sie auftreten, aus der Übersicht verschwinden.

Lesen Sie die Tabelle doch einfach Zeile für Zeile durch. Die Abweichung, die jeden Monat auftritt, und die vom Juli erfordern nicht dieselben Maßnahmen.

Welchen Hebel sollte man für jede Abweichung wählen?

Wir empfehlen, die monatlich anfallende Differenz durch Festgeldanlagen abzudecken und Zeitarbeit und Überstunden bei Arbeitsspitzen und die Urlaubstage.

Das Gesetz geht in die gleiche Richtung, denn ein Zeitarbeitsauftrag dient der Vertretung, der vorübergehenden Aufstockung des Personalbestands oder einer saisonalen Beschäftigung, niemals jedoch einer dauerhaften Beschäftigung (siehe Fälle, in denen Zeitarbeit in Anspruch genommen wird).

Hebel	Frist	Grenzen	Für welche Abweichung
Überstunden	Sofort	10 Stunden pro Tag, 48 Stunden pro Woche, durchschnittlich 44 Stunden über 12 Wochen; 8 Stunden pro Tag in der Nacht; Kontingent von 220 Stunden pro Jahr ohne Vereinbarung	Ein paar Tage mit Spitzenwerten
Umverteilung eines Allrounders	Sofort, sofern er eigenständig ist	Gibt seine ursprüngliche Position auf	Unerwartete Abwesenheit an einem kritischen Arbeitsplatz
Zeitarbeit	Vor dem Einsatz zu bestellen	Rechtliche Grundlage; in der Regel höchstens 18 Monate; verstärkte Sicherheitsschulung für risikobehaftete Arbeitsplätze	Urlaub, saisonale Spitzenzeiten, Vertretung
Einarbeitung in eine neue Position	Eine bis acht Wochen, je nach Branche	Zusätzliche Wartezeit vor dem Start	Fehlende Qualifikation für eine kritische Position
Einstellung mit unbefristetem Arbeitsvertrag	Etwa sechs Wochen, um (Umfrage der Arbeitsagentur „Pôle emploi“ aus dem Jahr 2017), anschließend Kündigungsfrist und Schulung	Die Personalbeschaffung in der Industrie ist oft schwierig	Dauerhafte Abweichung
Produktionsglättung, Ausleihe aus einer anderen Werkstatt	Laut PIC	Durch die Glättung entsteht ein zu finanzierender Lagerbestand	Zu erwartender Höchstwert

In der fiktiven Werkstatt kommen zu den vier Anwesenden, die nach Juni fehlen, noch fünf Personen hinzu, da jeder nur etwa drei von vier Tagen an seinem Arbeitsplatz ist. Im April treten zwei Mitarbeiter mit unbefristeten Verträgen ihre Stelle an, um von den im Juni in den Ruhestand tretenden Mitarbeitern eingearbeitet zu werden, im September kommen drei weitere hinzu.

Der Plan endet bei 46 Betreiber, die die regulären Monate abdecken. Wenn Sie auf die in der Berechnung angegebenen 48 Vollzeitäquivalente (VZÄ) aufstocken würden, hätten Sie in diesen Monaten einen Personalüberhang – für Spitzenzeiten und Urlaub, die durch Zeitarbeitskräfte abgedeckt werden.

Und was ist mit einer kritischen Position? Schulen Sie einen Mitarbeiter vor Ort ein und versetzen Sie den Zeitarbeitnehmer auf seinen ursprünglichen Arbeitsplatz. So schaffen Sie die Vielseitigkeit vor dem Höhepunkt und die Verwaltung von Leiharbeitern beschränkt sich auf einfache Posten.

Überstunden und freiwillige Samstagsarbeit ergänzen die Zeitarbeit in den Urlaubs- und Spitzenzeiten. Wenn Sie Ihre unbefristeten Arbeitsverträge auf die Nebensaison abstimmen, richten Sie eine dauerhafte Zeitarbeit ein, was gesetzlich nicht zulässig ist.

Den Plan jeden Monat direkt nach dem PIC überprüfen

Ihr Personalplan wird überarbeitet jeden Monat, direkt nach dem PIC, zusammen mit der Produktion, der Personalabteilung und dem Controlling.

Der PIC gibt den Takt vor. Er bringt jeden Monat die Vertriebs-, Produktions- und Logistikabteilungen zusammen, um die Mengen für mindestens die kommenden 12 Monate zu besprechen. Ihr Plan setzt diese Mengen in Personalbedarf um, und fünf Kennzahlen reichen aus, um ihn zu überwachen.

• Die Differenz zwischen Bedarf und tatsächlichen Leistungen wird Monat für Monat verfolgt.
• Die Besetzung der kritischen Stellen wird Team für Team aufgeführt.
• Überstunden werden pro Person gezählt, um festzustellen, wer überlastet ist.
• Der Anteil der Zeitarbeit wird anhand der geleisteten Arbeitsstunden gemessen.
• Die tatsächliche Fehlzeitenquote entspricht der im Plan festgelegten Quote.

Die Personalabteilung kennt sich mit Verträgen und Austritten aus, die Produktion mit den Arbeitsplätzen und Produktionsmengen. Besprechen Sie mit ihnen detailliert die nächsten drei Monate und legen Sie für jede Entscheidung einen Verantwortlichen und einen Termin fest.

Im Beispiel bestätigt die Juli-Ausgabe den Höchststand vom November, und die Vielseitigkeitsparcours beginnen bei der Wiedereröffnung Ende August. Die Mitte September bestellten Leihkräfte treffen noch vor dem ersten Samstag ein.

Excel oder eine Software zur Personalplanung?

Für einen ersten Workshop, Eine Tabellenkalkulation reicht aus. Es geht nicht mehr, wenn sich Ihre Kompetenzen, Ihre Berechtigungen und Ihre Zeitarbeitskräfte jede Woche ändern.

Legen Sie zunächst drei Registerkarten an.

• Im ersten sind die pro Stelle und Monat zu leistenden Stunden aufgeführt.
• Der zweite konfrontiert die Anwesenden Monat für Monat mit dem Bedarf.
• Der dritte Wert gibt die Anzahl der selbstständigen Mitarbeiter pro kritischer Position und pro Schicht an.

Wann sollte man auf eine Software umsteigen? Der richtige Zeitpunkt ist gekommen, sobald Sie dieselben Daten von einer Datei in die nächste erneut eingeben. In Mercateam speist die Kompetenzmatrix die Personalplanung.

Bei Bonduelle verdreifachte sich die Mitarbeiterzahl in der Saison auf 1.000 Zeitarbeitskräfte an zwei Standorten, und die Einsatzplanung umfasste 6 Vollzeitbeschäftigte in 25 Excel-Dateien. Heute nutzen 15 Manager denselben Dienstplan mit mehr als 20.000 Einsätzen pro Monat auf 400 Stellen (Der Fall Bonduelle).

Wo soll man auf Ihrer Website anfangen?

Beginnen Sie mit der Abteilung, in der die meisten Überstunden und Zeitarbeitskräfte zum Einsatz kommen, und führen Sie dort die vollständige Berechnung, bevor man sie erweitert.

1. Listen Sie die Standorte dieser Werkstatt und deren Öffnungszeiten für das kommende Jahr auf.
2. Berechnen Sie die verfügbaren Stunden pro Person anhand Ihrer tatsächlichen Fehlzeiten der letzten 12 Monate.
3. Zählen Sie für jede kritische Position die selbstständig arbeitenden Mitarbeiter Team für Team.
4. Als Nächstes folgt die monatliche Übersicht, wobei der Termin für die erste Überprüfung gemeinsam mit der Produktion festgelegt wird.

Bei der Budgetierung legen Sie der Finanzabteilung einen Workshop vor, der die Selbstständigen monatlich aufschlüsselt und datierte Abweichungen enthält, die Sie begründen können. Um diesen Plan mit Ihrer Kompetenzmatrix und Ihrem Einsatzplan zu verknüpfen, fordern Sie eine Demo an.