Introducción
La formación equipos en un entorno industrial representa un reto importante para jefes de producción y recursos humanos. Con la rápida evolución de las tecnologías y los métodos de trabajo, mantener actualizadas las competencias se está convirtiendo en una necesidad para seguir siendo competitivos.
Sin embargo, muchas fábricas siguen utilizando métodos de formación inadecuados. Archivos Excel Estos planteamientos tienen graves limitaciones: falta de visibilidad global, dificultad de actualización, riesgo de errores y tiempo considerable dedicado a tareas administrativas.
Ante estos retos, la digitalizar la gestión de la formación es una solución esencial. Un software específico de gestión de la formación centraliza la información, automatiza los procesos y proporciona visibilidad en tiempo real de las competencias disponibles en la empresa.
I. Los retos de la gestión de la formación en la industria
Conformidad y trazabilidad para las auditorías
En sectores como aeronáuticael farmacéutica o la industria alimentariaLos requisitos para las auditorías son especialmente estrictos. Se utiliza un software de gestión de la formación para llevar un registro preciso de todos los cursos de formación a los que se ha asistido y de las competencias validadas.
Por ejemplo, durante una Auditoría ISOCon este nuevo sistema, es fácil demostrar que los operarios tienen las cualificaciones necesarias para su trabajo. Se acabaron los momentos estresantes buscando documentos en papel o archivos de Excel desperdigados por distintos ordenadores.
Mantener y desarrollar los conocimientos técnicos
Las industrias se enfrentan a la jubilación, lo que puede conducir a una pérdida de conocimientos críticos. Esto convierte la transferencia de competencias en una cuestión estratégica.
A software de gestión de la formación nos permite identificar las competencias "en riesgo", es decir, las que posee un número limitado de empleados o personas próximas a la jubilación. Esta visibilidad permite anticipar y organizar la transferencia de conocimientos antes de que sea demasiado tarde.
Versatilidad y flexibilidad de los equipos
La industria moderna exige cada vez más flexibilidad. Las series de producción suelen ser más cortas y variadas, lo que exige cambios frecuentes en la configuración de las líneas de producción.
En este contexto, el versatilidad de los operadores es cada vez más importante. Los programas informáticos de gestión de la formación ayudan a visualizar el nivel de polivalencia de los equipos y a identificar las necesidades de formación para mejorar esta polivalencia. El objetivo es disponer de equipos capaces de adaptarse rápidamente a los cambios en la producción.
Anticipar las necesidades de competencias
Una buena gestión de las competencias significa anticiparse a las necesidades futuras. Ya se trate de la introducción de nuevas tecnologías, de cambios en los métodos de producción o de modificaciones en las gamas de productos, los directivos deben ser capaces de identificar de antemano las competencias que se necesitarán.
El software de gestión de la formación proporciona datos y herramientas de análisis permitiendo esta anticipación. Es posible elaborar planes de formación a medio y largo plazo, en línea con la estrategia de la empresa.
II. Características de un software de gestión de la formación eficaz
Digitalización de las matrices de competencias
La matriz de competencias es el elemento central del software de gestión de la formación. Permite ver de un vistazo quién puede hacer qué en la empresa.
Un software eficaz de gestión de la formación ofrece una representación dinámica e interactiva de esta matriz, con distintos niveles de competencia para cada habilidad (principiante, intermedio, experto). Se pueden utilizar filtros para refinar la búsqueda por equipo, puesto o tipo de habilidad.
La digitalización de esta matriz ofrece una gran ventaja: es constantemente actualizadoA diferencia de un archivo Excel, que rápidamente se queda obsoleto. Cada nuevo curso de formación validado se refleja inmediatamente en la matriz.
Seguimiento en tiempo real de la formación y las autorizaciones
Un buen software permite controlar todo el proceso de formación, desde la identificación de la necesidad hasta la validación de las competencias adquiridas.
Para cada empleado, puede ver :
- Cursos de formación actuales
- Cursos de formación completados
- Competencias adquiridas
- Homologaciones reglamentarias (trabajos en altura, homologaciones eléctricas, etc.)
- Fechas de expiración de los certificados
Esta visibilidad en tiempo real permite a los responsables tomar decisiones informadas sobre la asignación de operarios a los distintos puestos de producción.
Gestión de plazos y recordatorios automáticos
Las autorizaciones y certificaciones suelen tener fecha de caducidad. Sin un sistema de seguimiento eficaz, es fácil olvidarse de renovar una autorización, lo que puede tener consecuencias importantes en términos de seguridad y cumplimiento.
El software de gestión de la formación integra alertas automáticas que notifican a los gestores varios meses antes de la expiración de una autorización. Esto permite organizar cursos de reciclaje con tiempo suficiente.
Interfaz intuitiva accesible sobre el terreno
La eficacia del software de gestión de la formación depende en gran medida de su adopción por parte de los usuarios. A interfaz intuitivaa la que se puede acceder a través de diversos medios (ordenadores, tabletas, teléfonos inteligentes), fomenta esta adopción.
Los operarios necesitan poder consultar fácilmente sus propias competencias y formación. Los directivos necesitan poder lanzar rápidamente un curso de formación, evaluar a un empleado o consultar la matriz de competencias de su equipo.
Accesibilidad sobre el terreno es especialmente importante en un entorno industrial en el que los directivos pasan poco tiempo detrás de un escritorio. Poder iniciar un curso de formación o validar una competencia directamente desde una tableta ahorra una cantidad de tiempo considerable.
III. Ventajas prácticas del software de gestión de la formación
Ahorro de tiempo para directivos y RRHH
Una de las ventajas más inmediatas de utilizar un software de gestión de la formación es que le permite tiempo ahorrado por los equipos. Sin las herramientas adecuadas, los directivos pueden pasar hasta varias horas a la semana gestionando hojas de cálculo de Excel, buscando información sobre las competencias de sus equipos u organizando cursos de formación.
Con un software dedicado, estas tareas se simplifican considerablemente. El tiempo ahorrado puede reinvertirse en actividades de mayor valor añadido: apoyo a los equipos, resolución de problemas técnicos, mejora continua de los procesos.
Por ejemplo, el centro de Shiseido en Gien registró una ganancia de 1,5 millones de euros. 4 horas semanales para sus directores de división tras digitalizar su sistema de gestión de competencias y formación.. Este valioso tiempo se dedica ahora a apoyar a nuestros equipos sobre el terreno.
Reducción de errores y riesgos
La gestión manual de la formación y las competencias expone a la empresa al riesgo de cometer errores. Un operario puede verse asignado a un trabajo para el que no tiene las competencias necesarias, lo que puede tener consecuencias para la calidad del producto, la productividad o, lo que es peor, la seguridad.
El software de gestión de la formación reduce considerablemente estos riesgos al proporcionar un único punto de contacto para todo el personal de formación. información fiable y actualizada sobre las competencias de cada empleado. Así, las asignaciones pueden hacerse con conocimiento de causa, garantizando que cada operario tiene la cualificación necesaria para el trabajo.
Además, la supervisión automatizada de fechas de caducidad de las homologaciones reglamentarias (electricidad, trabajos en altura, etc.) para evitar situaciones en las que un empleado siga realizando actividades con una homologación caducada.
Mejor visibilidad de las competencias disponibles
Un paquete de software de gestión de la formación ofrece visión general competencias disponibles dentro de la empresa. Esta visibilidad permite identificar rápidamente :
- Habilidades críticas", dominadas por muy pocos empleados
- La polivalencia de los equipos
- Necesidades de formación para desarrollar nuevas competencias
- Expertos en cada campo, que pueden actuar como formadores
Esta visión global facilita la toma de decisiones tanto a nivel operativo (asignación diaria de operarios) como estratégico (planes de formación, contratación).
Simplificar las auditorías y el cumplimiento de la normativa
Las industrias sujetas a normas estrictas (ISO, GMP, IATF, etc.) deben demostrar periódicamente que sus equipos poseen las competencias necesarias. Sin las herramientas adecuadas, prepararse para una auditoría puede llevar varios días o incluso semanas.
El software de gestión de la formación simplifica considerablemente este proceso. Con unos pocos clics, puede extraer historial de formación de un empleado, para comprobar qué operarios están autorizados para un trabajo específico o para demostrar que la formación obligatoria está al día.
Algunas empresas, como Collins Aerospace, han han triplicado el tiempo de preparación de las auditorías gracias a la centralización de los datos de formación en un programa informático específico.
IV. Integración con otros procesos de producción
Vinculación con la planificación y la asignación de tareas
La gestión de las competencias no puede considerarse de forma aislada. Debe integrarse con los demás procesos de la empresa, en particular el planificación de la producción y asignación de los operarios a los puestos de trabajo de trabajo.
Un paquete informático completo integra estas diferentes dimensiones. En la fase de planificación, es posible comprobar automáticamente que los operarios asignados tienen las competencias necesarias para los trabajos que se les han asignado. El sistema puede incluso proponer asignaciones en función de las competencias disponibles.
Esta integración optimiza el uso de los recursos humanos al tiempo que garantiza que cada puesto sea cubierto por una persona cualificada. También facilita la gestión de las ausencias inesperadopermitiendo encontrar rápidamente sustitutos con las competencias necesarias.
Conexión con los sistemas de RRHH existentes
Para ser realmente eficaz, el software de gestión de la formación debe poder integrarse con los sistemas de RRHH existentes: HRIS, herramientas de nóminas, sistemas de gestión del tiempo y de las ausencias.
Este interconexión permite evitar las dobles entradas y garantizar la coherencia de los datos entre los distintos sistemas. Por ejemplo, la información sobre ausencias puede importarse automáticamente del sistema de gestión del tiempo, lo que facilita la planificación de los cursos de formación.
Del mismo modo, las competencias adquiridas pueden tenerse en cuenta en los sistemas de evaluación y retribución, creando un vínculo directo entre la formación y el desarrollo profesional.
Análisis de datos para la toma de decisiones
Además de la gestión diaria, el software de formación proporciona datos valiosos para la toma de decisiones estratégico. Los cuadros de mando y los informes permiten analizar :
- Desarrollo de competencias a lo largo del tiempo
- Desfases entre las competencias disponibles y las necesidades
- La eficacia de los programas de formación
- Los costes asociados a la formación
Estos análisis facilitan la elaboración de planes de acción específicos para desarrollar las competencias estratégicas, mejorar la polivalencia de los equipos o prepararse para la introducción de nuevas tecnologías.
V. Testimonios y comentarios
Ejemplos concretos de empresas que han digitalizado su gestión de la formación
Marcas de fragancias LVMH
Le Sitio de LVMH Fragrance Brands Beauvais ha implantado un programa informático de gestión de competencias y planificación de tareas en sus talleres de envasado. Antes de esta digitalización, las competencias de los maquinistas se controlaban mediante una matriz de Excel, y no existía ninguna matriz para los no maquinistas.
La introducción de una herramienta digital ha permitido centralizar el seguimiento de la formación interna y las homologaciones reglamentarias. El centro puede ahora identificar rápidamente las competencias clave críticas y las necesidades de formación, mejorando así el mantenimiento de la polivalencia.
SEW Usocome
En su Emplazamiento de Brumath, SEW Usocome ha digitalizado el mapa de competencias, la planificación y la formación. Esta planta, que emplea a unas 600 personas, se enfrentaba a importantes retos de flexibilidad, ya que el montaje se realiza por encargo, con varios millones de combinaciones posibles.
La digitalización ha permitido a la empresa prescindir de 450 libros de formación en papel y 20 archivos informáticos. La empresa también ha ganado en tranquilidad a la hora de controlar la formación y las autorizaciones, con alertas automáticas para las competencias que están a punto de caducar.
Trigano
Trigano ha implantado un software de gestión de competencias en su centro de Tournon-sur-Rhône, que emplea a unas 1.000 personas. Antes de digitalizarse, la empresa utilizaba hojas de cálculo Excel poco prácticas y matrices de competencias que existían principalmente "en la cabeza de los directivos".
Un cálculo preciso del rendimiento de la inversión nos permitió estimar el ahorro anual en casi 350.000 euros, con un ROI inferior a 3 meses. Este ahorro procede principalmente del tiempo que ahorran los gestores en la identificación de los operadores, la organización de la formación y la actualización de los archivos Excel.
Resultados cuantificables
Las empresas que han digitalizado su gestión de la formación informan de resultados concretos:
- Shiseido ha eliminado 13 archivos Excel, lo que supone un ahorro de 4 horas semanales para los responsables de división.
- Colart ha dividido el tiempo necesario para gestionar las auditorías sobre el terreno en 4
- LISI Aerospace ha eliminado 23 archivos Excel por cada 100 empleados
- SEW Usocome ha sustituido 450 libros de formación en papel y 20 archivos informáticos
- El Grupo SEB ha eliminado 35 archivos de Excel, Word y PowerPoint, ahorrando 30% en tiempo de gestión de la planificación.
Además de ahorrar tiempo, estas empresas también informan de mejoras en la calidad: mejor trazabilidad de la formación, menos errores de asignación, anticipación de las necesidades de competencias y simplificación de las auditorías.
Conclusión
En un momento en que las industrias se enfrentan a retos cada vez mayores (flexibilidad, calidad, seguridad, conformidad), disponer de una herramienta de alto rendimiento para gestionar las competencias y la formación se está convirtiendo en una ventaja competitiva definitiva. Es una inversión que se amortiza rápidamente y contribuye directamente al rendimiento global de la empresa.
No espere más para optimizar la gestión de las competencias de sus equipos y aprovechar al máximo el potencial de sus empleados.
