Introducción
En las fábricas y centros de producción, la formación es una palanca estratégica a menudo infrautilizada. Entre certificaciones obligatorias, homologaciones reglamentarias y formación para puestos específicos, los fabricantes hacen malabarismos con multitud de competencias que deben mantenerse al día.
Los responsables de producción y RRHH lo ven cada día: sin un sistema fiable de seguimiento de la formación (Ver la plataforma de formación), las consecuencias pueden ser múltiples: operarios colocados en puestos sin la cualificación adecuada, auditorías que se convierten en una pesadilla o incluso jubilaciones que se llevan consigo valiosos conocimientos técnicos. El rendimiento de los centros de producción depende directamente de la capacidad de formar, controlar y desarrollar las competencias de cada empleado.
1. Los retos del seguimiento de la formación en un entorno industrial
Normativa y requisitos de auditoría
Los sectores industriales están sujetos a estrictos requisitos normativos. En particular, las industrias farmacéutica, agroalimentaria, aeronáutica y cosmética deben cumplir normas como ISO 9001, ISO 14001 y BPF (Buenas Prácticas de Fabricación).
En caso de auditoría, siempre surge una pregunta: ¿puede demostrar que sus operarios han recibido la formación adecuada para su trabajo? Sin trazabilidad de la formación, las empresas se arriesgan a incumplimientos, sanciones o incluso la pérdida de la certificación.
Por ejemplo, en el sector de la aviación, la normativa exige que la información sobre formación se conserve hasta 15 años a efectos de investigación de accidentes. Esta trazabilidad se está convirtiendo en una cuestión crítica para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Pérdida de conocimientos técnicos y rotación de personal
La marcha de empleados experimentados es un riesgo importante para los centros industriales. Según datos del Observatoire de la Métallurgie, en 2030 casi 43% de los técnicos industriales empleados en 2015 habrán dejado de trabajar. Esta situación se ve agravada por el volumen de negocios, que ha alcanzado los 33% en algunos sectores.
Sin una formación estructurada y un sistema de transmisión de competencias, las empresas corren el riesgo de perder valiosos conocimientos acumulados a lo largo de los años.
Versatilidad como respuesta a los retos de producción
Frente a las fluctuaciones de la producción, las ausencias imprevistas o los avances tecnológicos, los equipos polivalentes se están convirtiendo en una ventaja competitiva. Buen seguimiento de la formación nos permite identificar a los empleados capaces de trabajar en distintos puestos y planificar las actualizaciones de competencias necesarias.
2. Los límites de los métodos tradicionales
La trampa de los archivos Excel múltiples
La situación suele ser la misma en muchas plantas: un archivo Excel para las autorizaciones reglamentarias, otro para la formación técnica, un tercero para las evaluaciones de seguimiento... Esta multiplicación de herramientas de seguimiento genera confusión y pérdida de tiempo.
En SEW USOCOME, antes de digitalizar sus procesos, se utilizaban no menos de 50 archivos Excel y Word distintos para gestionar las competencias y la formación. Esta dispersión de la información impedía tener una visión de conjunto coherente. (Ver los resultados de SEW Usocome)
La dificultad de mantener los datos actualizados
Cuando el seguimiento de la formación se basa en ficheros manuales, su actualización se convierte en un verdadero reto. La información se estanca, las fechas de caducidad de las autorizaciones pasan desapercibidas y los responsables pierden un tiempo considerable rastreando y comprobando estos datos.
En Villars Chocolat, las competencias sólo se actualizaban una vez al año antes de digitalizar el proceso. Esta frecuencia insuficiente nos impedía disponer de una visión fiable y actualizada de las competencias disponibles en el sitio. (Ver los resultados de Villars Chocolat)
Falta de visión global y de trazabilidad
Con herramientas dispersas, ¿cómo saber rápidamente qué operarios pueden sustituir a un compañero ausente? ¿Cómo identificar las competencias críticas de un empleado que está a punto de jubilarse?
Además, durante las auditorías, el responsable de calidad a menudo tiene que pasar horas recogiendo pruebas de formación de distintos sistemas, sin garantía de que estén completas.
3. Cómo establecer un sistema eficaz de seguimiento de la formación
Digitalizar el proceso de formación
El primer paso es digitalizar todo el proceso de formación, desde la definición de las necesidades hasta la evaluación de lo aprendido. Esta transformación permite :
- Crear itinerarios de formación normalizados para cada puesto
- Integrar los cuestionarios de evaluación directamente en la herramienta
- Validación de competencias mediante firma electrónica
- Generación automática de certificados de formación
En LVMH Fragrance Brands, la digitalización del seguimiento de la formación ha permitido pasar de una revisión anual de las competencias a una actualización trimestral, mejorando considerablemente la fiabilidad de los datos. (Ver los resultados de LVMH Fragrance Brands)
Centralizar los datos sobre formación y competencias
Para resolver el problema de la dispersión de la información, es esencial centralizar los datos sobre competencias en una única herramienta. Este enfoque ofrece una serie de ventajas:
- Una matriz dinámica de competencias accesible a todos los niveles jerárquicos
- Una visión clara de los niveles de competencia de cada operador
- Seguimiento de las autorizaciones reglamentarias y sus fechas de expiración
- Identificación rápida de competencias críticas o poco compartidas
Sistemas de interconexión (HRIS, ERP, etc.)
El seguimiento óptimo de la formación se basa en sistemas interconectados. El reto consiste en hacer que las herramientas de RRHH interactúen con los sistemas de producción para :
- Recuperar automáticamente los datos de los empleados del HRIS
- Integrar la información sobre ausencias y asistencia procedente de GTA
- Conectar las necesidades de producción (de ERP) con las competencias disponibles
- Acceso directo a los documentos de formación desde los puestos de trabajo
Este interconexión evita las entradas dobles y garantiza la coherencia de la información entre los distintos departamentos.
Automatizar las alertas de expiración de competencias
El establecimiento de alertas automáticas para las competencias y autorizaciones que expiran representa una ganancia considerable. Como explica uno de los responsables de RRHH de Exxelia: "Ya no tengo que preocuparme de hacer un seguimiento de las autorizaciones o competencias críticas que van a caducar, ya que Mercateam me envía un recordatorio con varios meses de antelación.
Este sistema permite anticipar las necesidades de formación y organizar el reciclaje antes de que las competencias queden obsoletas, garantizando así la continuidad de las operaciones en plena conformidad.
4. Las ventajas de optimizar el seguimiento de la formación
Ahorro de tiempo para directivos y ejecutivos
La primera ventaja tangible del seguimiento optimizado de la formación es que libera tiempo a los responsables. Al automatizar las tareas administrativas asociadas a la formación, los responsables pueden concentrarse en actividades de mayor valor añadido, como el apoyo a los equipos o la mejora de los procesos.
Aumentar la polivalencia de los equipos
El seguimiento estructurado de la formación permite detectar las carencias de competencias y poner en marcha planes de acción específicos para desarrollar la polivalencia. Este enfoque metódico genera resultados impresionantes:
- En Lisi, la tasa de polivalencia pasó de 20%
- Shiseido registró un aumento de 34% en la polivalencia de sus equipos
La polivalencia refuerza también la resistencia de la empresa ante los imprevistos de la producción. En caso de ausencias, picos de actividad o reorganización, disponer de operarios capaces de trabajar en diferentes turnos es una baza importante para mantener el rendimiento.
Garantizar las auditorías y el cumplimiento
En los sectores sujetos a normativas estrictas, la seguridad de las auditorías es una cuestión fundamental. Un sistema de seguimiento de la formación de alto rendimiento permite :
- Responda a las peticiones de los oyentes con sólo unos clics
- Demostrar el dominio de las competencias requeridas para cada puesto.
- Demostrar la validez de las autorizaciones reglamentarias
- Mantener un registro de la formación impartida
En Unither Pharmaceuticals, la digitalización del proceso ha permitido cumplir los requisitos de las normas farmacéuticas y simplificar considerablemente la preparación de las auditorías. Los gestores pueden ahora extraer rápidamente pruebas de formación, con una trazabilidad impecable.
Desarrollar las competencias de los empleados
Más allá de los aspectos operativos, el seguimiento de la formación desempeña un papel clave en la valorización del capital humano. Al hacer visibles las competencias adquiridas y los progresos realizados, la empresa reconoce los esfuerzos de sus empleados y estimula su compromiso.
En concreto, esta mejora se traduce en :
- Mayor reconocimiento para los expertos internos
- Una visión clara de las posibles trayectorias profesionales
- Una sensación de progreso profesional para los operadores
- Mayor retención del talento
De este modo, Mercateam ha contribuido a volver a situar a las personas en el centro de la fábrica, en consonancia con los retos de la Industria 4.0, que exige que los equipos actualicen continuamente sus competencias.
5. Feedback: resultados concretos
Ejemplos de transformaciones con éxito
Los comentarios de los fabricantes que han optimizado sus programas de formación atestiguan cambios profundos en la gestión de las competencias:
SEW Usocome ha replanteado por completo su proceso de cualificación de operarios. Gracias a la digitalización de su matriz de competencias, la empresa ha conseguido que la integración y la formación de sus empleados sean más fiables. Se han eliminado más de 450 carpetas de formación en papel y 20 archivos informáticos en favor de un sistema centralizado accesible a todos.
Valrhonaespecialista en chocolate de alta gama, se enfrentó a un crecimiento de 15% en un contexto de elevada rotación de personal (20%). Gracias a una gestión optimizada de las competencias, la empresa pudo estructurar sus programas de formación para responder más rápidamente a la necesidad de polivalencia. El tiempo de formación se ha reducido considerablemente, lo que ha permitido integrar mejor a los nuevos empleados.
Indicadores de resultados mensurables
Los beneficios de un seguimiento optimizado de la formación se reflejan en indicadores concretos de rendimiento:
Reducir los costes administrativos:
- Reducción del número de archivos Excel (35 suprimidos en SEB, 14 en Shiseido).
- Ahorro de ETC en tareas administrativas
- Reducción de la impresión en papel (eliminación de 450 carpetas de formación en SEW Usocome)
Mejorar la gestión de las competencias :
- Mayor versatilidad (+34% en Shiseido)
- Reducción del tiempo de formación (dividido por 4 en la industria aeronáutica)
- Frecuencia de las actualizaciones de competencias (de anual a trimestral en LVMH).
Optimizar el cumplimiento :
- Reducción del tiempo de preparación de la auditoría (dividido por 3 en Lisi)
- Anticipar la expiración de las autorizaciones (alertas con hasta 3 meses de antelación)
- Trazabilidad completa de los itinerarios de formación
Estos indicadores muestran que la inversión en un sistema de seguimiento de la formación de alto rendimiento genera un rápido retorno de la inversión, tanto en términos financieros como organizativos.
Conclusión
Invertir en el seguimiento digital de la formación no es sólo ahorrar tiempo y dinero. Forma parte de un planteamiento más amplio de desarrollo del capital humano, el verdadero activo de las empresas industriales. Al situar al operario en el centro de su estrategia de desarrollo de competencias, la industria puede afrontar con confianza los retos que tiene por delante.
