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15 septembre 2022

Strategic Workforce Planning : comment calculer le ROI ?

Le Strategic Workforce Planning (SWP) est une méthodologie dont le but premier est d'organiser les effectifs de sorte qu'ils aident l'entreprise à atteindre ses objectifs. Pour y parvenir, il est possible d'implémenter un outil dédié, facilitant le rapprochement des données terrain avec les données des Ressources Humaines.

Utiliser un outil de SWP impacte l'entreprise à plusieurs échelles, que ce soit au niveau de la production ou d'un point de vue purement financier.

Mais comment évaluer le niveau de rentabilité d'un tel outil ? On vous aide à y voir plus clair.

Strategic Workforce Planning

Qu'est-ce que le Strategic Workforce Planning ?

Le Strategic Workforce Planning (SWP), ou planification stratégique de la main-d’œuvre, consiste à mettre en adéquation les objectifs de l'entreprise avec ses effectifs. La mise en place de cette méthode nécessite une connaissance fine des compétences et des habilitations nécessaires au bon fonctionnement de chaque poste de travail. À la clé, une meilleure polyvalence, mais aussi une bonne capacité d'anticipation des besoins en recrutement.

Pour implémenter cette méthode, il est fondamental de lier les données issues du terrain (les "métiers), avec celles dont disposent les services Ressources Humaines.

(Pour en savoir plus, lisez notre article "Le Strategic Workforce Planning, l'outil au service de vos objectifs business")

Par conséquent, le Strategic Workforce Planning implique un certain nombre de prérequis, tels que :

  • Connaître les compétences liées à chaque processus
  • Disposer de données terrain constamment à jour
  • Pouvoir connecter les données terrain avec les données RH
  • Permettre aux managers de bénéficier de ces informations
  • Garantir la confidentialité des informations sensibles

Ainsi, il est compliqué de mettre en place une planification stratégique de la main-d’œuvre sans outil adéquat. Les tableurs Excel, plébiscités par de nombreuses entreprises (notamment dans l'industrie), ne suffisent malheureusement pas.

Il existe néanmoins des logiciels conçus pour répondre aux prérequis mentionnés ci-dessus. Il s'agit d'outils de SWP. L'avantage de ces logiciels, c'est qu'ils fournissent aux responsables RH des données en temps réel, particulièrement utiles pour piloter les coûts de main-d’œuvre et optimiser la productivité.

Si le retour sur investissement est généralement atteint rapidement, son calcul peut être assez flou.

D'où vient exactement le retour sur investissement ? Et comment une entreprise peut-elle augmenter sa rentabilité grâce à un tel logiciel ?

Le retour sur investissement des outils de Strategic Workforce Planning

Le retour sur investissement consécutif à la mise en place d'un outil de planification stratégique de la main-d’œuvre ne se vérifie pas seulement au niveau des Ressources Humaines. En réalité, le ROI total est la somme de plusieurs bénéfices :

L'impact du Strategic Workforce Planning sur la production

Certaines compétences sont indispensables au bon fonctionnement de la chaîne de production. Le risque est donc le suivant : interrompre la production à cause de l'absence de cette compétence. Concrètement, si un opérateur est absent pour maladie, l'entreprise doit s'assurer de la continuité de son activité. Or, un planning manuel ne permet pas toujours de faire face à des situations imprévues.

Un des rôles d'un outil de planification stratégique du personnel, c'est justement de s'assurer que l'entreprise peut constamment s'adapter, même en cas d'absence imprévue. En effet, l'outil définit un certain niveau de criticité pour chaque poste, et estime ainsi le nombre de personnes à affecter.

Le risque de ralentissement ou d'arrêt des lignes de production est donc largement amoindri.

Mais ce n'est pas tout. Certains outils comme Mercateam aident à définir combien de personnes devraient être formées et/ou habilitées pour effectuer des tâches stratégiques, améliorant ainsi le niveau de polyvalence des équipes.

Exemples d'indicateurs de performance à suivre :

  • - Nombre d'arrêts de la production
  • - Taux de polyvalence

Une aide précieuse pour les managers

Sans outil de planification stratégique du personnel, les responsables des plannings déclarent passer 7 heures en moyenne à concevoir l'emploi du temps de leurs équipes. Et cela, toutes les semaines. Gérer les plannings peut même devenir un véritable casse-tête. En effet, il faut s'assurer que chaque personne respecte son temps de travail, qu'elle possède les bonnes compétences et habilitations, tout en prenant en compte les autres contraintes terrain.

Un outil de SWP rend la gestion des emplois du temps beaucoup plus simple. Ces derniers sont digitalisés et partagés aux équipes en temps réel. Mercateam va plus loin dans l'assistance à la planification, en suggérant les combinaisons d'opérateurs les plus adaptées.

En effet, Mercateam prend en compte automatiquement différentes contraintes pour placer un salarié au bon poste, au bon moment : absentéisme, compétences, habilitations, formations, shifts, conflits d'horaires, etc.

Les responsables d'équipes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Exemples d'indicateurs de performance à suivre :

  • - Temps passé à la gestion des plannings

Comment les RH bénéficient du SWP

Enfin, la planification stratégique du personnel permet d'alimenter les responsables des Ressources Humaines avec des données permettant de rationaliser les coûts.

Dans un premier temps, le SWP aide à harmoniser les emplois du temps des collaborateurs. Ces derniers sont de fait moins exposés à des risques comme les Troubles Musculo Squetettiques (TMS), permettant ainsi de limiter les arrêts de travail.

Les outils de planification stratégique du personnel aident également à optimiser les coûts, notamment ceux liés à la formation du personnel. Ils représentent d'ailleurs une aide au Talent Management. Effectivement, plutôt que de recruter, il est souvent possible de former le personnel déjà présent dans l'entreprise.

Dans le même ordre d'idées, le SWP accompagne l'entreprise dans sa stratégie de développement en identifiant les besoins en recrutement suffisamment tôt pour ne pas que cela devienne bloquant.

Exemples d'indicateurs de performance à suivre :

  • - Taux de turnover
  • - Nombre d'arrêts de travail
  • - Coûts de main-d’œuvre

En résumé

Mettre en place un outil de Strategic Workforce Planning, c'est faire de ses effectifs une ressource majeure dans le développement de l'entreprise. Cette dernière bénéficie d'une baisse des coûts visible à plusieurs niveaux : production, management, ressources humaines. De l'autre côté, les opérateurs profitent d'une gestion améliorée de leur emploi du temps, et accèdent plus facilement à des montées en compétences. À noter que certains outils de planification stratégique de la main-d’œuvre prennent aussi en compte les différentes contraintes terrain. C'est le cas de Mercateam, dont vous pouvez demander une démo dès maintenant.

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