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Planeamento Estratégico da Força de Trabalho: como calcular o ROI?

O Planeamento Estratégico da Força de Trabalho (SWP) é uma metodologia cujo objectivo principal é organizar a força de trabalho de modo a ajudar a empresa a alcançar os seus objectivos. Para o conseguir, é possível implementar uma ferramenta dedicada que facilite a reconciliação dos dados de campo com os dados de RH.

A utilização de uma ferramenta SWP tem impacto na empresa a vários níveis, quer seja a nível da produção ou de um ponto de vista puramente financeiro.

Mas como avaliar a rentabilidade de um tal instrumento? Ajudamo-lo a ver mais claramente.

Planeamento Estratégico da Força de Trabalho

O que é o Planeamento Estratégico da Força de Trabalho?

O Planeamento Estratégico da Força de Trabalho (SWP) tem a ver com a correspondência dos objectivos empresariais com a força de trabalho. A implementação deste método requer um conhecimento detalhado das competências e aptidões necessárias para o bom funcionamento de cada estação de trabalho. O resultado é uma maior versatilidade, mas também uma boa capacidade deantecipar as necessidades de recrutamento.

A fim de implementar este método, é essencial ligar os dados do campo (os "ofícios") com os dados disponíveis para os departamentos de Recursos Humanos.

(Para saber mais, leia o nosso artigo"Planeamento Estratégico da Força de Trabalho, a ferramenta para os seus objectivos empresariais")

Por conseguinte, o Planeamento Estratégico da Força de Trabalho envolve uma série de pré-requisitos, tais como

  • Conhecer as competências relacionadas com cada processo
  • Ter dados de campo constantemente actualizados
  • Ser capaz de ligar dados de campo com dados de RH
  • Permitir que os gestores beneficiem desta informação
  • Assegurar a confidencialidade da informação sensível

Assim, é complicado implementar o planeamento estratégico da força de trabalho sem uma ferramenta adequada. As folhas de cálculo Excel, que são populares em muitas empresas (especialmente na indústria), infelizmente não são suficientes.

Contudo, existe um software concebido para satisfazer os requisitos acima referidos. Estas são chamadas ferramentas SWP. A vantagem deste software é que fornece aos gestores de RH dados em tempo real, o que é particularmente útil para orientar os custos de mão-de-obra e optimizar a produtividade.

Embora o retorno do investimento seja geralmente alcançado rapidamente, o cálculo do retorno do investimento pode ser bastante pouco claro.

De onde vem exactamente o retorno do investimento? E como pode uma empresa aumentar a sua rentabilidade com tal software?

O retorno do investimento dos instrumentos de Planeamento Estratégico da Força de Trabalho

O retorno do investimento da implementação de uma ferramenta de planeamento estratégico da força de trabalho não é apenas uma questão de RH. Na verdade, o ROI total é a soma de vários benefícios:

O impacto do Planeamento Estratégico da Força de Trabalho na produção

Certas competências são essenciais para o bom funcionamento da linha de produção. O risco é portanto o seguinte: interromper a produção devido à ausência desta competência. Em termos concretos, se um operador estiver ausente devido a doença, aempresa deve assegurar a continuidade da sua actividade. No entanto, um horário manual nem sempre permite lidar com situações imprevistas.

Uma das funções de um instrumento de planeamento estratégico do pessoal é assegurar que a empresa possa adaptar-se constantemente, mesmo em caso de ausência imprevista. De facto, a ferramenta define um certo nível de criticidade para cada posição, e assim estima o número de pessoas a serem atribuídas.

O risco de desacelerar ou parar as linhas de produção é, portanto, muito reduzido.

Mas isso não é tudo. Ferramentas como a Mercateam ajudam a definir quantas pessoas devem ser treinadas e/ou capacitadas para executar tarefas estratégicas, melhorando assim o nível de versatilidade das equipas.

Exemplos de indicadores de desempenho a serem monitorizados:

  • - Número de paragens de produção
  • - Taxa de versatilidade

Uma ajuda valiosa para os gestores

Sem uma ferramenta de planeamento estratégico do pessoal, os programadores informam que passam uma média de 7 horas a conceber os horários das suas equipas. E isso é todas as semanas. A gestão de horários pode mesmo tornar-se uma verdadeira dor de cabeça. É necessário assegurar que cada pessoa respeite o seu horário de trabalho e tenha as competências e autorizações adequadas, tendo ao mesmo tempo em conta outros constrangimentos no terreno.

Uma ferramenta SWP torna a gestão de horários muito mais fácil. Estes são digitalizados e partilhados com as equipas em tempo real. Mercateam vai mais longe na assistência ao planeamento, sugerindo as combinações de operadores mais adequadas.

Mercateam tem automaticamente em conta vários constrangimentos a fim de colocar um empregado no emprego certo no momento certo: absentismo, competências, autorizações, formação, turnos, conflitos de horários, etc.

Isto permite aos chefes de equipa concentrarem-se em tarefas de maior valor acrescentado.

Exemplos de indicadores de desempenho a serem monitorizados:

  • - Tempo gasto na gestão de horários

Como o RH beneficia do SWP

Finalmente, o planeamento estratégico da força de trabalho fornece aos gestores de RH dados para racionalizar os custos.

Em primeiro lugar, o SWP ajuda a harmonizar os horários dos empregados. Estes últimos estão menos expostos a riscos, tais como perturbações músculo-esqueléticas (MSD), limitando assim as paragens de trabalho.

Os instrumentos de planeamento estratégico do pessoal também ajudam a optimizar os custos, especialmente os relacionados com a formação do pessoal. São também uma ajuda à gestão de talentos. De facto, em vez de recrutar, é muitas vezes possível formar o pessoal já presente na empresa.

Na mesma linha, o SWP assiste a empresa na sua estratégia de desenvolvimento, identificando as necessidades de recrutamento suficientemente cedo para evitar bloquear o processo.

Exemplos de indicadores de desempenho a serem monitorizados:

  • - Taxa de rotatividade
  • - Número de paragens de trabalho
  • - Custos de mão-de-obra

Em resumo

Implementar uma ferramenta de Planeamento Estratégico da Força de Trabalho significa tornar a força de trabalho um recurso importante para o desenvolvimento da empresa. Este último beneficia de uma redução visível dos custos a vários níveis: produção, gestão e recursos humanos. Por outro lado, os operadores beneficiam de uma melhor gestão do seu tempo, e têm um acesso mais fácil às actualizações de competências. É de notar que alguns instrumentos de planeamento estratégico da força de trabalho também têm em conta os vários constrangimentos no terreno. Este é o caso do Mercateam, do qual pode agora solicitar uma demonstração.

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