A monitorização das competências e versatilidade dos seus operadores é uma forma eficaz de alcançar a excelência operacional. No entanto, nem sempre é fácil e muitos gestores lutam para gerir as competências das suas equipas. No entanto, existe uma ferramenta eficaz: a matriz de multiqualificações. Tradicionalmente utilizada em Excel, esta matriz foi agora digitalizada e pode ir muito além da sua função primária.
Pode já ter ouvido falar desta matriz antes, mas pode não saber exactamente o que é.
Também conhecida como a "matriz de multiqualificações", esta ferramenta representa as competências de uma equipa num dado momento. O principal interesse é, portanto, mapear as competências disponíveis em relação às necessidades de produção.
Em termos concretos, é uma tabela que cruza vários dados:
A construção desta matriz requer primeiro uma estimativa das necessidades de competências de cada processo na empresa.
Uma vez estabelecida, a matriz fornece informações valiosas sobre a taxa de versatilidade das equipas, mas também sobre as necessidades de formação.
A matriz multi-competências não é utilizada apenas a nível operacional. Também desempenha um papel essencial de um ponto de vista de RH. Por exemplo :
Os gestores têm por vezes dificuldade em identificar quais as competências a desenvolver, seja a nível de equipa, de departamento ou mesmo de empresa. Esta questão é grandemente facilitada pela matriz multi-competências, que permite cartografar o know-how de todos os operadores.
O Planeamento de Emprego e Competências é uma obrigação legal para as empresas com mais de 300 empregados. É uma estratégia cujo objectivo é ajudar as organizações a enfrentar os desafios da agilidade devido à aceleração da transformação digital. Em termos concretos, trata-se de responder à pergunta: "como podemos garantir que temos as competências certas, no lugar certo e na altura certa?
Há já alguns anos que os recrutadores lutam para atrair talentos. Como resultado, é vital reter os empregados, actualizando as suas competências. A mobilidade interna também visa oferecer-lhes oportunidades de desenvolvimento de acordo com a estratégia da empresa e as suas aspirações pessoais.
Estrategicamente, a matriz de competências e versatilidade ajuda as fábricas apermanecerem competitivas:
Em 1998, Gérard Vergnaud definiu as competências críticas como "as competências adquiridas por um indivíduo no decurso da sua experiência, que o tornam insubstituível em determinadas tarefas". Assim, a matriz de multiqualificações permite verificar se a empresa dispõe dos recursos necessários para a boa execução da sua estratégia.
A matriz de competências e versatilidade também pode ser utilizada para visualizar simplesmente as autorizações e certificações detidas pelos operadores. De facto, os gestores podem consultar as datas de obsolescência para cada uma destas autorizações, e garantir que nunca fiquem abaixo do limiar regulamentar para cada actividade.
Finalmente, manter uma matriz de competências e versatilidade é uma vantagem para qualquer empresa que procure a certificação ISO 9001, uma vez que é um sinal de gestão de qualidade.
Mais do que uma simples tabela de monitorização, a matriz multi-competências desempenha um papel estratégico e ajuda as empresas a manter a sua competitividade. No entanto, é de notar que esta matriz não é fixa a tempo, e que já não é válida se um operador sair ou chegar. O mesmo se aplica quando um membro da equipa adquire uma nova habilidade. Por conseguinte, deve ser rigorosamente mantida actualizada.
Depois da teoria, vamos ser práticos! Basta um pouco de investigação para compreender como criar uma matriz de monitorização de competências e versatilidade a partir do zero. Isto significa que tem de usar uma folha de cálculo padrão do Excel?
Vamos comparar as duas opções. O Excel é uma ferramenta muito eficaz para qualquer pessoa que tenha dominado o básico. A primeira opção pode ser adequada para pequenas empresas com uma mão-de-obra relativamente estável. Para organizações maiores, no entanto, manter um registo das competências dos operadores individuais pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Neste caso, pode fazer sentido utilizar uma solução dedicada à gestão de competências.
Um exemplo de uma matriz de multi-capacidades em Excel
O software especializado oferece vantagens significativas sobre as folhas de cálculo:
Uma matriz de múltiplas competências construída com uma ferramenta como o Excel tornar-se-á rapidamente obsoleta se não for actualizada regularmente. Por outro lado, com uma solução especializada a questão já não se coloca, uma vez que tudo é actualizado automaticamente.
A gestão das competências dos operadores com software dedicado torna a informação acessível a todos e facilita a tomada de decisões, particularmente na altura das entrevistas anuais.
Finalmente, uma solução especializada permite que os dados sejam mapeados directamente do campo. Estes dados são depois partilhados com as funções de apoio e ajudam a gerir os locais de produção.
A monitorização do nível de competências dos operadores é uma questão estratégica por várias razões. Por um lado, ter uma visão correcta deste indicador permite desenvolver o nível global de versatilidade dos operadores (e por extensão, o grau de agilidade da empresa). Os gestores estão assim melhor equipados para lidar com o inesperado, tal como a partida de um operador.
Estrategicamente, as empresas que são capazes de mapear com precisão as competências das suas equipas podem antecipar melhor a transformação dos seus negócios e ser competitivas na era da Fábrica 4.0. Esta monitorização é realizada utilizando ferramentas como a matriz multi-capacidades, que pode agora ser digitalizada utilizando soluções dedicadas.
