Strategische personeelsplanning is een hulpmiddel voor bedrijven om de middelen te plannen die zij waarschijnlijk nodig zullen hebben om hun doelstellingen te bereiken. De uitvoering van een dergelijk plan levert waardevolle strategische, financiële en operationele voordelen op. Wat zijn de uitdagingen van dit instrument? Hoe kan het in uw bedrijf worden toegepast? We maken de balans op.
Strategische personeelsplanning: wat is dat precies?
Definitie:
Strategic Workforce Planning, vaak aangeduid met het acroniem SWP, is een methode om de human resources waarover de onderneming beschikt in overeenstemming te brengen met haar strategische doelstellingen. Concreet gaat het erom de in de organisatie aanwezige competenties nauwkeurig in kaart te brengen om te kunnen anticiperen op de aanwervings-, opleidings- of herschikkingsbehoeften die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van de globale strategie. Deze definitie doet u wellicht denken aan de GPEC-definitie. Beide methoden zijn immers gericht op het begrip bekwaamheden, en beide dienen een vergelijkbaar doel: ervoor zorgen dat de menselijke hulpbronnen in overeenstemming zijn met de ambities van de onderneming.
Wat zijn de verschillen met GPEC?
De Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) en de Strategic Workforce Planning staan niet haaks op elkaar, integendeel. Het zijn complementaire benaderingen waarvan het verschil ligt in de aard van de gebruikte informatie.
Terwijl GPEC de binnen de organisatie aanwezige banen en vaardigheden in kaart wil brengen, biedt Strategic Workforce Planning een meer analytische visie dankzij cijfermatige gegevens.
De uitvoering van een methodologie voor strategische personeelsplanning omvat drie belangrijke stappen:
- Maak een inventaris van de bestaande vaardigheden: de onderneming moet voor elke functie en voor elke werknemer in kaart kunnen brengen over welke vaardigheden zij beschikt.
- Een prognose maken om de toekomstige behoeften vast te stellen. Dit kunnen technische, strategische of structurele veranderingen zijn. Doel is de gevolgen van deze veranderingen voor de personeelsbehoeften vast te stellen.
- Aanpassing van de middelen om de eerder vastgestelde doelstellingen te bereiken.
Waarom strategische personeelsplanning?
De digitale transformatie komt in een stroomversnelling en brengt de nodige veranderingen in de arbeidswereld met zich mee. Hoewel 85% van de banen van 2030 nog niet bestaat, zijn het de bedrijven die het best op de technologische veranderingen anticiperen die aan het langste eind zullen trekken. Maar dat is niet alles: op de juiste manier gebruikt, is de SWP een krachtig instrument ten dienste van verschillende vraagstukken:
Anticiperen op de banen van morgen
Om u voor te bereiden op de toekomst van uw onderneming, moet u zich eerst ten volle bewust zijn van de middelen van vandaag. Als de beroepen en de bijbehorende vaardigheden in kaart worden gebracht, kunnen de juiste beslissingen worden genomen op het gebied van opleiding, aanwerving of overplaatsing. Nemen we het voorbeeld van de automobielindustrie, die bijzonder gevoelig is voor juridische beperkingen. Er wordt veel gesproken over de geleidelijke afschaffing van voertuigen met verbrandingsmotor tegen 2035. Wat zou er gebeuren met de mensen die al jaren op dit gebied werkzaam zijn?
Strategische personeelsplanning maakt het mogelijk de strategische visie van het bedrijf (going electric) te koppelen aan de vaardigheden waarover het al beschikt. In plaats van operators te ontslaan en nieuwe mensen aan te werven, kan de onderneming opleidingsplannen opstellen om het personeel bij deze overgang te ondersteunen.
Macht teruggeven aan managers
Wanneer HR- en veldinformatie in silo's staan, is het voor managers moeilijker om hun teams effectief aan te sturen. Anderzijds heeft HR moeite om te anticiperen op aanwervings- en opleidingsbehoeften. Dankzij de SWP worden deze gegevens gecentraliseerd, zodat elke betrokkene ze kan gebruiken om zich beter te organiseren.
Voor managers is het voordeel aanzienlijk, aangezien het veel gemakkelijker wordt om de planning van de opdrachten uit te voeren en om een passende opleiding voor hun teams te vragen. Zij besteden minder tijd en energie aan deze taken met geringe toegevoegde waarde.
Beheersing van de personeelskosten
De centralisatie van HR-gegevens is een waardevol hulpmiddel bij het budgetbeheer. Zo kunt u zien waar u kunt investeren om uw strategische doelstellingen te operationaliseren. Laten we het voorbeeld van de automobielindustrie nog eens nemen. Strategische personeelsplanning maakt het niet alleen mogelijk de stappen op te sommen die nodig zijn om over te schakelen van thermische naar elektrische voertuigen, maar ook om ze in cijfers uit te drukken. Op die manier kan de onderneming beoordelen hoeveel mensen moeten worden opgeleid, hoeveel nieuwe posten moeten worden vervuld, enz. Hetzelfde geldt wanneer een onderneming een nieuwe markt wil veroveren: zij moet eerst nagaan of zij daarvoor over het nodige menselijk kapitaal beschikt.
Dit vereist uiteraard nauwe samenwerking met de IS- en de financiële functies om de belangrijke metrieken te identificeren en te exploiteren.
Wendbaarheid verwerven
Ten slotte kan de SWP een waardevol hulpmiddel zijn voor bedrijven die een grotere wendbaarheid nastreven. De concurrentiële omgeving waarin wij actief zijn, vereist het vermogen om snel te reageren op diverse externe veranderingen.
Met Strategic Workforce Planning kan human resources op een flexibele manier worden benaderd, waardoor organisaties risico's zoals een tekort aan talent tot een minimum kunnen beperken.
De drie belangrijkste fasen van een SWP
Na de theorie is het tijd voor de praktijk. U vraagt zich misschien af hoe u SWP in uw bedrijf kunt toepassen. De implementatie van een dergelijke methodiek verschilt van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van de omvang, de sector en de doelstellingen. Het is echter belangrijk om de volgende stappen te overwegen
(Her)definiëren van de missie en visie van de onderneming. Deze eerste stap legt de basis voor strategisch denken.
2. Informeer naar het huidige personeelsbestand. Hoewel vervelend, is dit punt essentieel! Het gaat erom alle beroepen van de onderneming in kaart te brengen en informatie te verstrekken over de bijbehorende vaardigheden, maar ook over de soorten contracten, vergunningen, enz.
3. Een routekaart opstellen met belangrijke succesindicatoren. Dit omvat cijfers voor aanwerving, opleiding en vaardigheidsbehoeften per beroep.
Afhankelijk van de staat van de gegevens waarover u reeds beschikt, kan het maken van dit plan meer of minder complex zijn. Het kan nuttig zijn een hulpmiddel te gebruiken om u bij deze taak te helpen.
De module strategische personeelsplanning van Mercateam
Zoals u zult hebben begrepen, kan het SWP niet doeltreffend functioneren zonder een centralisatie van de personeels- en veldgegevens. Zonder een aangepast instrument kan dit echter ingewikkeld zijn. Voor bedrijven is het gebruikelijk om tientallen Excel-bestanden te gebruiken, die zelden worden bijgewerkt, wat hun analyse volledig vertekent.
Mercateam biedt een concrete oplossing voor dit probleem door informatie van het veld naar de besluitvormingsniveaus te laten circuleren. De in het instrument geaggregeerde gegevens zijn dus reëel en worden dagelijks bijgewerkt dankzij de informatie die door de teamleiders wordt doorgegeven.
Met deze gegevens kunt u niet alleen wendbaarder worden, maar ook kosten beheersen en anticiperen op kritieke gebeurtenissen, zoals een pensionering. Het instrument helpt u dus om een coherent actieplan op te stellen in relatie tot uw bedrijfsdoelstellingen.
Samengevat
Strategische personeelsplanning helpt u om uw human resources af te stemmen op uw strategische doelstellingen. De invoering van een dergelijk instrument vereist een globale visie op de bekwaamheden waarover uw onderneming op een bepaald moment beschikt. Deze gegevens moeten worden gecentraliseerd en bijgewerkt. Het is ook noodzakelijk een stappenplan op te stellen dat u zal helpen de huidige situatie dichter bij de situatie te brengen die u in de toekomst wilt bereiken. Hulpmiddelen zoals Mercateam kunnen u helpen een SWP-plan in uw organisatie op te zetten.
Krijg een voorsmaakje 👇
