Vaardigheden en veelzijdigheid: hoe kunnen zij worden gemeten en gedigitaliseerd?

Toezicht houden op de vaardigheden en veelzijdigheid van uw operatoren is een doeltreffende manier om operationele uitmuntendheid te bereiken. Het is echter niet altijd gemakkelijk en veel managers hebben moeite om de vaardigheden van hun teams te managen. Toch is er een doeltreffend instrument: de multi-skill matrix. Deze matrix, die traditioneel in Excel wordt gebruikt, is nu gedigitaliseerd en kan veel verder gaan dan zijn primaire functie. 

De matrix voor vaardigheden en veelzijdigheid, een bondgenoot voor managers

Misschien hebt u al eens van deze matrix gehoord, maar misschien weet u niet precies wat het is. 

Wat is de vaardigheden en veelzijdigheid matrix?

Dit instrument, ook bekend als de "multi-skills matrix", geeft de vaardigheden van een team op een bepaald moment weer. Het gaat er dus vooral om de beschikbare vaardigheden in relatie tot de produktiebehoeften in kaart te brengen .

Concreet gaat het om een tabel die verschillende gegevens kruist:

• Personele middelen, gematerialiseerd door de namen van de operatoren
• De voor elk proces vereiste vaardigheden (aantal benodigde operators, minimaal vaardigheidsniveau)
• De individuele vaardigheden van de teamleden, beoordeeld volgens een door het bedrijf vastgesteld beoordelingssysteem.

Voor de opstelling van deze matrix moet eerst een schatting worden gemaakt van de vereiste vaardigheden voor elk proces in de onderneming.
Zodra de matrix is opgesteld, levert hij waardevolle informatie op over de veelzijdigheid van de teams, maar ook over de opleidingsbehoeften.

Wat zijn de voordelen van dit instrument?

De multi-skills matrix wordt niet alleen op operationeel niveau gebruikt. Het speelt ook een essentiële rol vanuit HR-oogpunt. Bijvoorbeeld:

Beheer van opleidingsbehoeften

Managers hebben soms moeite om te bepalen welke vaardigheden moeten worden ontwikkeld, of dat nu op team-, afdelings- of zelfs bedrijfsniveau is. Dit wordt sterk vergemakkelijkt door de multi-skills matrix, waarmee de know-how van alle operatoren in kaart kan worden gebracht.

De GPEC

Functie- en competentieplanning is een wettelijke verplichting voor bedrijven met meer dan 300 werknemers. Het is een strategie die tot doel heeft organisaties te helpen het hoofd te bieden aan de uitdagingen op het gebied van wendbaarheid als gevolg van de versnelling van de digitale transformatie. Concreet gaat het om het beantwoorden van de vraag: "hoe kunnen we ervoor zorgen dat we op het juiste moment over de juiste vaardigheden op de juiste plaats beschikken?

Interne mobiliteit

Recruiters worstelen al enkele jaren met het aantrekken van talent. Bijgevolg is het van vitaal belang werknemers te behouden door hun vaardigheden te verbeteren. Interne mobiliteit heeft ook tot doel hen ontwikkelingskansen te bieden in overeenstemming met de strategie van de onderneming en hun persoonlijke ambities.
Op strategisch niveau helpt de vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix fabrieken omconcurrerend te blijven.

Instandhouding van kritische deskundigheid en vaardigheden

In 1998 definieerde Gérard Vergnaud kritische vaardigheden als "de vaardigheden die een individu in de loop van zijn of haar ervaring heeft verworven en die hem of haar voor bepaalde taken onvervangbaar maken". Aldus kan aan de hand van de multi-skills matrix worden nagegaan of de onderneming over de nodige middelen beschikt om haar strategie naar behoren uit te voeren.

Follow-up van vergunningen

De matrix voor vaardigheden en veelzijdigheid kan ook worden gebruikt om eenvoudig de bevoegdheden en certificeringen van de exploitanten te bekijken. Beheerders kunnen immers de verouderingsdata voor elk van deze vergunningen raadplegen en ervoor zorgen dat zij nooit onder de voorgeschreven drempelwaarde voor elke activiteit komen.

Regelgeving en kwaliteit

Ten slotte is het bijhouden van een matrix van vaardigheden en veelzijdigheid een troef voor elk bedrijf dat ISO 9001-certificering nastreeft, aangezien het een teken van kwaliteitsbeheer is.

Meer dan een eenvoudige controletabel speelt de matrix voor meervoudige vaardigheden een strategische rol en helpt hij bedrijven hun concurrentievermogen op peil te houden. Er zij echter op gewezen dat deze matrix niet vast is in de tijd, en dat hij niet meer geldig is als een exploitant vertrekt of aankomt. Hetzelfde geldt wanneer een teamlid een nieuwe vaardigheid verwerft. Het moet dus strikt worden bijgehouden.

Invoering van een multi-skill matrix in uw bedrijf

Na de theorie, laten we praktisch worden! Een beetje onderzoek volstaat om te begrijpen hoe u een matrix voor de monitoring van vaardigheden en veelzijdigheid vanaf nul kunt opstellen. Betekent dit dat u een standaard Excel-spreadsheet moet gebruiken?

Excel VS gespecialiseerde software: welk instrument te kiezen?

Laten we de twee opties vergelijken. Excel is een zeer effectief instrument voor iedereen die de basis onder de knie heeft. De eerste optie kan geschikt zijn voor kleine ondernemingen met een betrekkelijk stabiel personeelsbestand. Voor grotere organisaties kan het echter een echte hoofdpijn zijn om de vaardigheden van individuele operatoren bij te houden. In dat geval kan het zinvol zijn een specifieke oplossing voor competentiebeheer te gebruiken.

Een voorbeeld van een multi-skills matrix in Excel

Gespecialiseerde software biedt aanzienlijke voordelen ten opzichte van spreadsheets:

Automatische bijwerking van gegevens

Een multi-skill matrix die is opgebouwd met een instrument als Excel zal snel verouderd zijn als hij niet regelmatig wordt bijgewerkt. Met een gespecialiseerde oplossing daarentegen is deze vraag niet meer aan de orde, aangezien alles automatisch wordt bijgewerkt.

Vereenvoudigd delen en bekijken

Het beheer van de vaardigheden van de exploitanten met speciale software maakt de informatie voor iedereen toegankelijk en vergemakkelijkt de besluitvorming, met name bij de jaarlijkse gesprekken.

Terugkoppeling uit het veld

Tenslotte kunnen met een gespecialiseerde oplossing de gegevens rechtstreeks vanuit het veld in kaart worden gebracht. Deze gegevens worden vervolgens gedeeld met de ondersteunende functies en helpen bij het beheer van de productielocaties.

Samenvattend: waarom een instrument voor competentiebeheer gebruiken?

Toezicht op het vaardigheidsniveau van de operatoren is om verschillende redenen een strategische kwestie. Enerzijds kan met een juist zicht op deze indicator de algemene veelzijdigheid van de operatoren (en bij uitbreiding de wendbaarheid van de onderneming) worden ontwikkeld. Managers zijn dus beter toegerust om het onverwachte op te vangen, zoals het vertrek van een operator.

Strategisch gezien kunnen bedrijven die de vaardigheden van hun teams nauwkeurig in kaart kunnen brengen, beter anticiperen op de transformatie van hun bedrijf en concurrerend zijn in het Factory 4.0 tijdperk. Deze monitoring wordt uitgevoerd met behulp van tools zoals de multi-skills matrix, die nu kan worden gedigitaliseerd met behulp van speciale oplossingen.

Abonneer u op onze nieuwsbrief