Trigano digitaliseert het beheer van zijn productieteams met Mercateam

Over Trigano

• Nationaliteit: Frankrijk 🇫🇷
• Sector van activiteit: Vrijetijdsartikelen

Trigano is een in 1935 door Edgard Trigano opgericht Frans concern, gespecialiseerd in het ontwerp, de fabricage en de verkoop van vrijetijdsvoertuigen en -uitrusting (campers en caravans).

Een speler op de campermarkt in Frankrijk en EuropaHet bedrijf verkoopt ook kampeeruitrusting, aanhangwagens, caravans en aanverwante diensten.

De groep heeft meer dan meer dan dertig fabrieken over de hele wereld.

De uitdaging van Trigano's digitale transformatie

De productievestiging van Tournon-sur-Rhône was de eerste van de groep die vertrouwen stelde in Mercateam. Ze is gespecialiseerd in de productie van campers en caravans. Het is een productiesite met 1000 werknemers gebouwd rond 4 productielijnen.

Bij Trigano VDL was het competentiebeheer gebaseerd op Excel / papier en was de competentiebibliotheek niet gestandaardiseerd. Het beheer van het personeel op de werkplek was specifiek voor elke productie-eenheid.

In deze context was het beheer van de know-how een dagelijkse uitdaging, zowel wat betreft de produktiekwaliteit als wat betreft de efficiëntie en de veiligheid van de operatoren.

Er werden zeer weinig hulpmiddelen gebruikt om de productie te ondersteunen en te beheren en om de ondersteuning met het veld te verbinden. Er werden grote ERP-softwarepakketten gebruikt, met name SAP, dat onder meer werd gebruikt voor het personeelsbeheer, maar alleen voor administratieve handelingen (salaris- en afwezigheidsbeheer). De managers hadden dus niets om hun teams te beheren.

De uitdagingen van deze digitale transformatie

Trigano geeft toe dat zij toen nog een beperkte maturiteit hadden op het gebied van knowhowbeheer en nadat zij een belangrijk rendement hadden vastgesteld, hadden zij de wil om te werken aan 5 thema's:

1/ Bevoegdheids- en goedkeuringsbeheer

2/ Digitalisering van het opleidingsproces

3/ Vereenvoudiging en optimalisering van de taakverdeling

4/ Professionele beoordelingen

5/ Digitalisering van alle inhoud (site en postinstructie)

De mensen die betrokken zijn bij dit digitale transformatie- en optimalisatieproject zijn :

∙ Site Manager

∙ HR site + groep

∙ Group Digital Manager

∙ Alle productiemanagers: site managers, area managers, managers

∙ Locatiemanager voor opleiding

∙ Operators

Deze 5 thema's waren uiteindelijk met elkaar verbonden.

Hieronder gaan we in op de details van de problemen.

De hulpmiddelen om te beheren en de verplichte vergunningen waren ofwel waren ofwel zeer archaïsch (zelfgemaakte Excel-tabellen) of gewoon niet bestaand. Er was bijvoorbeeld geen competentiematrix, behalve in de hoofden van de managers.

Dit leidde tot aanzienlijke problemen met de veiligheid, kwaliteit en traceerbaarheid van de productie. Het was namelijk vaak onmogelijk om ervoor te zorgen dat alle operators naar behoren waren opgeleid om in hun productiestations te werken, of om er zelfs maar zeker van te zijn dat zij over de nodige vergunningen beschikten.

Het was ook erg moeilijk om Het was ook erg moeilijk om te anticiperen op pensioneringen en de vervanging van vaardigheden die kunnen verdwijnen met een gepensioneerde operator.

De training follow-up was zeer complex wat de besluitvorming inzake opleiding zeer ingewikkeld maakte. De vaststelling van de opleidingsbehoeften was belangrijk en zeer moeilijk te voorzien (door een gebrek aan inzicht in wie wat kan doen).

Als gevolg van soms onjuiste beslissingen over wie waarin en door wie moest worden opgeleid, moesten opleidingen worden uitgeprint of met de hand worden gedaan. Dit leidde tot tijdverlies, verminderde kwaliteit van de opleiding, wrijving in het veld en verminderde bereidheid om opleidingen te geven.

De planning van het personeel in het productiestation stond op Excel of in de hoofden van de managers. Het gevolg was dat diezelfde managers veel tijd kwijt met het identificeren om de operators te identificeren die op de verschillende productiediensten konden werken. Met name wanneer iemand afwezig was, was het altijd moeilijk voor hen om de operators te identificeren die hen konden vervangen wegens het gebrek aan informatie over de vaardigheden van elke operator.

Dit proces was zeer tijdrovend. Bij elke ploegwisseling (2 tot 3 keer per dag, afhankelijk van het productievolume) moesten de operators hun ploegleider raadplegen om te weten te komen waar zij waren gestationeerd. Dit was tijdverlies voor de managers en productieverlies.

Er kwamen nog vele andere kwesties bij: beheer van tijdelijke werknemers, ploegendiensten, vervangingen.

Jaarlijkse beoordelingen, competentiemonitoring, jaar- en professionele interviews werden op papier en Excel gedaan en waren uiterst moeilijk te volgen voor zowel de ondersteunende als de operationele functies. De HR-afdelingen profiteerden daarom van het succes van Mercateam om het proces naar het platform te migreren.

Door de gebruikte Excel-tools waren er geen gegevens beschikbaar voor personeelszaken, waardoor het bijna onmogelijk was te anticiperen op de behoeften. Het maken van een GPEC-beleid voor het bedrijf en de werknemers was dus vrijwel onmogelijk.

De komst van Mercateam

Het project bestond uit een pilootfase (POC - Proof of concept) van enkele weken, gevolgd door de implementatie op de hele Mercateam site. Verschillende bezoeken en vergaderingen met de teams werden uitgevoerd om de bestaande processen en gegevens in kaart te brengen.

De inzet werd dus in verschillende fasen uitgevoerd:

Stap 1: In kaart brengen van de knowhow van de groep van de groep met de teams door gegevens vast te leggen over werknemers, vaardigheden, bevoegdheden, opleiding, functies, enz.

Stap 2: Digitalisering van al deze gegevens via Mercateam zodat alle gebruikers ze kunnen delen en bijwerken, maar ook over duidelijke visuals en cijfers beschikken over het in kaart brengen van de knowhow: dynamische veelzijdigheidsmatrix, digitalisering van opleidingen, enz. Het is nu mogelijk om via een tablet op het terrein opgeleid te worden of de evolutie van de vaardigheden van het team rechtstreeks op de werkvloer te volgen.

Stap 3: standaardiseren en digitaliseren van de schema's voor de toewijzing van het productiepersoneel. De productieschema's waren opgesplitst per team met verschillende werkwijzen in verschillende Excel-bestanden. Het maken ervan kostte veel tijd, was niet gestandaardiseerd en waarschuwde niet voor menselijke fouten die zouden kunnen optreden (werknemer die niet was opgeleid voor de taak of was toegewezen maar afwezig, dubbele toewijzing, enz.)

Stap 4: Mercateam wordt het referentieplatform voor het beheer van de inhoud en de instructies voor de site. Inhoud" in Mercateam is alle documentatie (tekstverwerking, video, foto's, PDF, enz.) die nodig is voor de productie. Dit omvat algemene instructies die voor de hele site gelden, maar ook elk van de werkprocedures die specifiek zijn voor elke werkplek of zelfs de instructies voor het toepassen van vergunningen (bijvoorbeeld werken op hoogte). In Mercateam is deze inhoud gekoppeld aan vaardigheden, bevoegdheden en functies. Wanneer een update wordt uitgevoerd via de validatiestroom, worden de werknemers onmiddellijk gewaarschuwd dat ze de bijgewerkte documentatie moeten raadplegen.

Stap 5: Digitalisering van de professionele interviews. Aangezien alle vaardigheden, opleidingen en opdrachtpaden in de productie al in Mercateam zitten, leek het Trigano vanzelfsprekend om de functionaliteit van de professionele interviews te gebruiken om zijn medewerkers te versterken en te ondersteunen. De functionaliteit is dus beschikbaar voor zowel field managers als HR-afdelingen, die de voortgang van de jaarlijkse interviewcampagnes kunnen volgen.

Voor alle implementaties van deze functionaliteiten worden ondersteuning en documentatie (voornamelijk video's) aangeboden zodat gebruikers zich Mercateam gemakkelijk en snel eigen kunnen maken.

Resultaten en voordelen

Een berekening van de return on investment van de Mercateam-oplossing maakte het mogelijk omde jaarlijkse winst (in tijd en geld) van de verbetering van al deze processen te identificeren en te kwantificeren en werd geschat op bijna 350.000 € (zonder rekening te houden met de winst in termen van veiligheid en de immateriële winst, met name in termen van merkimago gekoppeld aan de kwaliteit van de producten).

ROI van minder dan 3 maanden, gefinancierd door :

• de tijd die managers besparen bij het identificeren van operators, het organiseren van opleidingen, het meten van veelzijdigheid en het bijwerken van tientallen verwijderde Excel-bestanden;
• de tijd die nodig is om werknemers te identificeren voor toewijzing aan posten (planning);
• kwaliteitswinst in de productie: dankzij de planning en de koppeling met vaardigheden wordt ervoor gezorgd dat alleen goed opgeleide mensen aan het juiste werk worden toegewezen;
• efficiëntie- en kwaliteitsverbeteringen door de snelle overdracht van veranderingen in kwaliteits- en productie-instructies.

Verbatims: Wat Trigano's teams denken