Hoe Neotiss zijn knowhow digitaliseert om de verspreiding van informatie te controleren

Presentatie van het bedrijf

Bedrijfstak: vervaardiging van stalen buizen, pijpen, holle profielen en aanverwante accessoires.

Land: 🇫🇷

NEOTISS is een internationale groep die aanwezig is in 4 landen: Frankrijk, de Verenigde Staten, China en India. In Frankrijk produceert de vestiging in Venarey-les-Laumes sinds 1976 buizen van hoge kwaliteit voor diverse sectoren (nucleair, huishoudelijk, enz.).

Context: digitalisering van knowhow om de verspreiding van informatie te controleren

Neotiss is van oudsher gevestigd in de nucleaire sector en biedt slangen van zeer hoge kwaliteit die voldoen aan zeer strenge eisen en beperkingen.

Het doel van de oprichting van Mercateam was het digitaliseren van alle knowhow om beter te kunnen anticiperen op het verlies van vaardigheden / vergunningen en om een betere controle / verspreiding van informatie ter plaatse te garanderen. Om deze uitdaging aan te gaan, heeft Neotiss zich drie hoofddoelstellingen gesteld:

1. Snel gaten in het systeem opsporen en anticiperen op het verlies van 100% van de vaardigheden en bevoegdheden ter plaatse;
2. Het proces van verspreiding en beheer van opleidingsinhoud standaardiseren;
3. De administratieve lasten voor productieteams verminderen.

Irriterende stoffen :

De vestiging Neotiss-Venarey les Laumes telt 120 werknemers. De site is georganiseerd in 3 productiehallen en een 7-tal productielijnen, allemaal in de lengte opgesteld, wat meer geschikt is voor de productie van buizen.

Bij Neotiss wordt het beheer van vaardigheden, autorisaties en het toezicht op opleidingen grotendeels uitgevoerd via Excel of papier. Informatie wordt beheerd tussen de productieteams, kwaliteit en HR. Daarom is het voor teamleiders moeilijk om zicht te hebben op medewerkers die niet tot hun team behoren of op de opvolging van opleidingen in het algemeen. Bovendien gebeurt het toezicht op vaardigheden en bevoegdheden hoofdzakelijk van bovenaf.

NEOTISS wilde Mercateam opzetten om te reageren op 3 grote ergernissen:

1. Gebrek aan toezicht op de verspreiding van informatie: Ter plaatse moeten de werknemers verschillende documenten lezen om hun werk te kunnen doen. Helaas is het erg moeilijk om de verspreiding van instructies op de werkplek te controleren, vooral wanneer de inhoud wordt bijgewerkt;
2. Geen real-time bijhouden van vaardigheden en machtigingen: Vaardigheden & machtigingen worden op Excel bijgehouden door de teamleiders. Informatie wordt niet gedeeld tussen operationeel personeel en ondersteunende functies;
3. Halfautomatische toewijzing van personeel aan de planning: Schema's worden gemaakt in Excel en uitgeprint in de wandelgangen. Er blijft veel informatie hangen in het hoofd van de productiemanager en er wordt veel tijd besteed aan taken met weinig toegevoegde waarde (interne coördinatie, het vinden van de juiste vaardigheden, enz.

De missie van Mercateam

Om de Neotiss-teams te helpen de bovenstaande doelstellingen te bereiken, hebben we de volgende projecten uitgevoerd:

1. De implementatie van Mercateam voor :
   • 100% van de Excel- en papieren bestanden met betrekking tot competentiebeheer, autorisaties en opleidingsopvolging elimineren;
   • Het digitaliseren van 100% van de vaardigheden en machtigingen ter plaatse;
   • 100% van de CTSE en de operationele procedures digitaliseren;
   • Halfautomatische planning van werknemers op locatie uitvoeren;
2. Opleiding van productieteams, supervisors en HR-personeel in het gebruik van het Mercateam-instrument;
3. De massale integratie van ETSC's en operationele procedures en de structurering van documenten in het instrument.

Resultaten

Besparing van operationele tijd op administratieve taken (met lage toegevoegde waarde)

• 1 semi-geautomatiseerde globale planning gebruikt door 100% van de teamleiders van de productieteams;
• Tijdsbesparing bij de planning (dubbel werk, real time controle van vaardigheden & bevoegdheden, enz;)

Uniform en gestructureerd documentenbeheer

• 800 documenten gedigitaliseerd in minder dan 3 weken met Mercateam;

Beheersing van knowhow en anticipatie op bedrijfsrisico's

• Kennisgeving van het verstrijken van machtigingen en bevoegdheden tot 3 maanden van tevoren;
• Gecentraliseerd toezicht op gegevens met betrekking tot vaardigheden en machtigingen (site / sector / team KPI feedback).