Als centraal instrument voor het personeelsbeheer heeft het HRIS een beperking: het is niet ontworpen om het operationele personeel te helpen hun doelstellingen te bereiken. Deze moeten echter een algemeen en actueel beeld hebben van de beschikbare vaardigheden. Hoe is het in deze context mogelijk de belangen van iedereen op één lijn te brengen? Wat als veldgegevens dit probleem zouden kunnen oplossen?
De meeste HRIS komen alleen ten goede aan ondersteunende functies
Laten we, alvorens tot de kern van de zaak te komen, het decor bepalen. HRIS staat voor Human Resources Management Informatie Systemen. Met andere woorden, het zijn softwarepakketten die gericht zijn op personeelsadministratie. Zij worden door HR-teams gebruikt om diverse taken uit te voeren:
- Beheer van arbeidsovereenkomsten
- Salarisstroken maken
- Registratie van verlof en afwezigheden
- Onkostennota's identificeren
- enz.
Dit zijn vaak uitgebreide hulpmiddelen die zijn ontworpen om de productiviteit van ondersteunende functies te verbeteren. Gegevens worden gecentraliseerd en taken met een lage toegevoegde waarde worden geautomatiseerd, zodat HR-teams zich kunnen concentreren op het menselijke aspect. De software omvat alle HR-gerelateerde processen en vereenvoudigt ze. Het HRIS is dus in de eerste plaats bedoeld om de prestaties te verbeteren.
Naast deze notie van productiviteit maakt deze software ook een beter beheer van talent mogelijk dankzij talrijke indicatoren. Op financieel vlak is het bijvoorbeeld mogelijk de loon- of aanwervingskosten per bedrijfsonderdeel te volgen. Andere maatstaven zijn meer gericht op risicofactoren, zoals verloop, beroepsziekten, ongevallencijfers en absenteïsme.
Ten slotte beantwoordt het HRIS ook aan wettelijke verplichtingen. Sinds 2018, de wet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), zijn bedrijven namelijk verplicht om de persoonsgegevens van hun werknemers te beveiligen. HRIS zijn dan ook ontworpen om aan deze verplichting te voldoen.
Hoewel deze functies een grote hulp zijn voor HR-professionals, kan hetzelfde niet worden gezegd van operationeel personeel.
En het lijkt logisch. Zoals we hebben gezien, is dit instrument ontworpen om ondersteunende functies te helpen hun doelstellingen te bereiken. En deze doelstellingen zijn niet dezelfde als die van het operationele personeel.
HRIS onvoldoende om operationele uitdagingen aan te gaan
In een onderneming handelt elke afdeling om haar doelstellingen te bereiken. De HR-afdeling moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat zij de beste talenten aanwerft. Van hun kant doen de operationele medewerkers al het mogelijke om de productie te maximaliseren. De in het HRIS opgeslagen gegevens zouden dus theoretisch nuttig zijn voor het operationele personeel. Het is echter duidelijk dat dit niet het geval is.
Deze informatie is immers meestal top-down en stemt per definitie niet overeen met de realiteit op het terrein. Ondersteunende functies hebben een betrekkelijk vooringenomen inzicht in operationele verwachtingen en uitdagingen. Dit is met name het geval in de industriële sector, waar het gebruikelijk is managers van vestigingen te horen klagen over het gebrekkige inzicht in hun bedrijf door personeelsmanagers. Men hoeft de personeelsadvertenties maar te lezen om dit te beseffen: de vermelde vaardigheden en de functiebeschrijving staan soms ver van de werkelijkheid.
Om hun uitdagingen het hoofd te bieden, zijn operationele medewerkers op zoek naar oplossingen die voor hen zijn ontworpen.
Bijvoorbeeld, in het veld, willen managers tijd besparen om :
- Weten welke operator over welke vaardigheden beschikt, zodat hij aan het juiste werk kan worden toegewezen
- Weten of uw teamleden aanwezig zijn om te zien of ze de werklast aankunnen
- Anticipeer op pensioneringen om nieuwe mensen vroeg genoeg op te leiden
- Deelnemen aan de aanwerving van toekomstige teamleden
- De veelzijdigheid van het team in het oog houden om die te verbeteren
- Ondersteuning van het bedrijfsleven, met name wat betreft de ontwikkeling van vaardigheden
Van hun kant hebben de exploitanten ook hun eisen:
- Ervoor zorgen dat hun vaardigheden bekend zijn en worden gewaardeerd
- zich kunnen inschrijven voor opleidingen die aansluiten bij hun loopbaanplannen
- Voortdurende opleiding en ondersteuning
Vandaag zijn heel wat ondernemingen niet in staat om deze operationele uitdagingen aan te gaan, ook al staan zij garant voor een gezonde groei.
De uitdagingen van ondersteunende functies en operationele uitdagingen met elkaar verzoenen
Hoe is het in een dergelijke context mogelijk om zoveel mogelijk mensen te laten profiteren van de gegevens ter plaatse om in de goede richting te gaan? Moeten we van voren af aan beginnen?
Gelukkig niet. Het gaat er veeleer om de wijze waarop gegevens door de verschillende belanghebbenden worden verzameld en gebruikt, te herzien. De beste manier om de betrouwbaarheid van de gegevens te garanderen is namelijk om van onderaf te werken, niet van bovenaf. Concreet betekent dit dat gegevens uit het veld worden verzameld en met de rest van het bedrijf worden gedeeld.
Dit systeem komt niet alleen het operationele personeel ten goede, maar ook de ondersteunende functies. HR kan bijvoorbeeld vertrouwen op een aanpak die is gebaseerd op echte, actuele gegevens uit het veld. De besluitvormers van hun kant profiteren van deze gegevens om een meer verfijnde strategische visie te ontwikkelen en beter op de toekomst te anticiperen.
Gegevens uit het veld zijn essentieel voor elke onderneming die wendbaarder en veelzijdiger wil worden, twee kwaliteiten die onontbeerlijk zijn met het oog op de steeds snellere digitale transformatie en de opkomst van nieuwe beroepen. Bovendien is het voor de toepassing van methodologieën voor strategische personeelsplanning (SWP) nodig dat het bedrijf toegang heeft tot betrouwbare gegevens.
De vraag rijst dan: hoe kunnen de gegevens uit het veld worden opgehaald en verspreid? De ideale oplossing zou waarschijnlijk aan de volgende criteria voldoen:
- De centralisatie van informatie op een eenvoudige manier mogelijk maken
- Bruikbaar zijn voor elk lid van het team
- Genereren van indicatoren voor ondersteunende functies en operationeel personeel
Met deze kenmerken in het achterhoofd is het duidelijk dat het gebruik van spreadsheets niet de ideale oplossing is. Er bestaan echter kant-en-klare tools die het gemakkelijk maken om veldgegevens te beheersen en om te zetten in op maat gesneden dashboards. Op die manier worden de belangen van de ondersteunende functies en het operationele personeel met elkaar verzoend!
Samengevat
HRIS zijn hulpmiddelen voor het beheer van diverse administratieve taken, zoals het genereren van loonstrookjes, het beheren van contracten of het controleren van verlof. Hoewel deze instrumenten HR helpen om hun doelstellingen te bereiken, bieden zij geen oplossing voor de operationele uitdagingen. Inderdaad, de gegevens uit het veld blijven vaak... Op de grond. Het probleem? Dit leidt tot een verkokering van de informatie en een visie op de menselijke hulpbronnen van de onderneming die niet overeenstemt met de werkelijkheid. Hoewel teammanagers verantwoordelijk zijn voor het bereiken van operationele uitmuntendheid, kunnen zij niet vertrouwen op HRIS-gegevens om de juiste acties te implementeren. Om dit te veranderen, moet de manier waarop gegevens worden verzameld en gebruikt, worden veranderd.
Abonneer u op onze nieuwsbrief
Boek een gratis demo
