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12 avril 2022

Compétences et polyvalence : comment les mesurer et les digitaliser ?

Suivre les compétences et la polyvalence de vos opérateurs est un moyen efficace d'atteindre l'excellence opérationnelle. Cependant, la tâche n'est pas toujours facile, et de nombreux managers peinent à gérer les savoir-faire de leurs équipes. Il existe pourtant un outil efficace : la matrice des polycompétences. Utilisée traditionnellement sur Excel, cette matrice est aujourd’hui digitalisée et permet d’aller bien au-delà de sa fonction première. 

La matrice de compétences et polyvalence, alliée des managers

Vous avez peut-être déjà entendu parler de cette matrice, sans savoir exactement en quoi elle consiste. 

Qu'est-ce que la matrice de compétences et polyvalence

Également appelée "matrice des polycompétences", cet outil représente à un instant t les aptitudes d'une équipe. L'intérêt principal est donc de cartographier les compétences disponibles par rapport aux besoins en production.

Concrètement, il s'agit d'un tableau qui croise plusieurs données :

  • - Les ressources humaines, matérialisées par le nom des opérateurs
  • - Les compétences requises pour chaque processus (nombre d'opérateurs nécessaires, niveau de compétence minimal)
  • - Les compétences individuelles des membres de l'équipe, évaluées selon un système de notation défini par l'entreprise.

La construction de cette matrice nécessite préalablement une estimation des besoins en compétences de chaque processus de l'entreprise.
Une fois établie, la matrice donne des indications précieuses sur le taux de polyvalence des équipes, mais aussi sur les besoins en formation.

Quels sont les intérêts de cet outil ?

La matrice des polycompétences n'est pas utilisée seulement sur un plan opérationnel. En effet, elle joue également un rôle essentiel d'un point de vue RH. Par exemple :

Gérer les besoins en formation

Les managers peinent parfois à identifier quelles compétences mériteraient d'être développées, que ce soit à l'échelle de leur équipe, du département, voire de l'entreprise entière. Cet enjeu est grandement facilité grâce à la matrice des polycompétences, qui permet de cartographier les savoir-faire de l'ensemble des opérateurs.

La GPEC

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une obligation légale pour les entreprises de plus de 300 salariés. Il s'agit d'une stratégie dont l'objectif est d'aider les organisations à faire face aux enjeux d'agilité dus à l'accélération de la transformation numérique. Concrètement, il s'agit de répondre à la question : "comment s’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment ?".

La mobilité interne

Depuis quelques années déjà, les recruteurs peinent à attirer les talents. De ce fait, il est vital de fidéliser les collaborateurs en les faisant monter en compétences. La mobilité interne vise aussi à leur proposer des opportunités d'évolution en adéquation avec la stratégie de l'entreprise et leurs aspirations personnelles.
Sur le plan stratégique, la matrice des compétences et polyvalence aide les usines à rester compétitives :

Maintien des expertises et compétences critiques

En 1998, Gérard Vergnaud définit les compétences critiques : ce sont "les compétences acquises par un individu au cours de son expérience, et qui font de lui quelqu’un d’irremplaçable dans certaines tâches". Ainsi, la matrice des polycompétences permet de vérifier que l’entreprise détient les ressources nécessaires à la bonne exécution de sa stratégie.

Suivi des habilitations

La matrice des compétences et polyvalence peut aussi servir à visualiser simplement les habilitations et les certifications détenues par les opérateurs. En effet, les managers peuvent consulter les dates d'obsolescence pour chacune de ces habilitations, et veiller à ne jamais être en dessous du seuil réglementaire par activité.

Réglementation et qualité

Enfin, tenir à jour une matrice de compétences et de polyvalence joue en la faveur de toute entreprise qui vise à obtenir la certification ISO 9001, car elle est le signe d'un management de qualité.

Plus qu'un simple tableau de suivi, la matrice des polycompétences joue un rôle stratégique et aide les entreprises à maintenir leur compétitivité. Cependant, il faut savoir que cette matrice n'est pas figée dans le temps, et qu'elle n'est plus valable en cas de départ ou d'arrivée d'un opérateur. De même lorsqu'un membre de l'équipe acquiert une nouvelle compétence. Ainsi, elle doit être rigoureusement tenue à jour.

Mettre en place une matrice des polycompétences dans son entreprise

Après la théorie, passons à la pratique ! Quelques recherches suffisent à comprendre comment créer de toutes pièces une matrice de suivi des compétences et de la polyvalence. Faut-il pour autant utiliser un tableur classique type Excel ?

Excel VS logiciel spécialisé : quel outil choisir ?

Faisons un comparatif sur ces deux options. Excel est un outil d'une efficacité redoutable pour quiconque en maîtrise les bases. Cette première option peut convenir aux petites entreprises dont les effectifs sont relativement stables. En revanche, pour les organisations plus importantes, suivre efficacement les compétences de chaque opérateur peut devenir un vrai casse-tête. Il peut alors être judicieux d'utiliser une solution dédiée à la gestion des compétences.

Matrice de compétences et de polyvalence Excel
Matrice de compétences et de polyvalence Excel

Un exemple de matrice des polycompétences sous Excel

Un logiciel spécialisé offre des avantages non négligeables par rapport à un tableur :

Mise à jour automatique des données

Une matrice des polycompétences construite avec un outil comme Excel deviendra vite obsolète si elle n'est pas mise à jour régulièrement. A contrario, avec une solution spécialisée la question ne se pose plus puisque tout s'actualise automatiquement.

Partage et visualisation simplifiés

Gérer les compétences des opérateurs avec un logiciel dédié rend la visualisation d'informations accessible à tous et facilite la prise de décision, notamment au moment des entretiens annuels.

Remontée d'informations terrain

Enfin, une solution spécialisée permet de cartographier les données directement depuis le terrain. Ces données sont ensuite partagées aux fonctions support, et aident au pilotage des sites de production.

En résumé : pourquoi utiliser un outil de gestion de compétences ?

Suivre le niveau de compétences des opérateurs est un enjeu stratégique pour plusieurs raisons. D'une part, avoir une vision correcte de cet indicateur permet de développer le niveau de polyvalence global des opérateurs (et par extension, le degré d'agilité de l'entreprise). Les managers sont ainsi mieux armés pour faire face aux imprévus, comme le départ d'un opérateur.

Sur le plan stratégique, les sociétés qui sont en mesure de cartographier précisément les savoir-faire de leurs équipes peuvent mieux anticiper la transformation des métiers et être compétitives à l'ère de l'usine 4.0.Ce suivi s'effectue via des outils tels que la matrice des polycompétences, qu'il est aujourd'hui possible de digitaliser grâce à des solutions dédiées.

Compétences, habilitations et polyvalence sont gérées sur Mercateam
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