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2 mars 2023

Trigano digitalise la gestion des équipes de production avec Mercateam

À propos de Trigano

Trigano digitalise la gestion des équipes de production avec Mercateam

  • Nationalité : France 🇫🇷
  • Secteur d’activité : Biens de loisirs

Trigano est un groupe d’entreprises français fondé en 1935 par Edgard Trigano, qui s’est imposé comme un leader dans le secteur des véhicules et équipements de loisirs tels que les camping-cars et les caravanes. Acteur majeur du marché du camping-car en France et en Europe, l’entreprise élargit son offre en commercialisant également du matériel de camping, des remorques, des caravanes et des services associés comme l’entretien et la location.

Avec une présence internationale, le groupe exploite plus d’une trentaine d’usines à travers le monde. Son expertise en innovation et en qualité fait de Trigano un choix de confiance pour les amateurs de plein air.

Le défi de la transformation digitale de Trigano pour optimiser la gestion des équipes de production

Le site de production de Tournon-sur-Rhône a été le premier du groupe à faire confiance à Mercateam. Il est spécialisé dans la production de camping-car et de caravanes. C’est un site de production de 1000 personnes construit autour de 4 lignes de production.

Chez Trigano VDL, la gestion des compétences se faisait sur Excel / papier et la bibliothèque de compétence n’était pas standardisée. La gestion des équipes/personnels sur poste était propre à chaque unité de production.

Dans ce contexte la gestion du savoir-faire était un enjeu du quotidien, tant en termes de qualité de production, d’efficience ou de sécurité pour les opérateurs.

Très peu d’outils étaient utilisés pour accompagner et piloter la production mais aussi connecter le support au terrain. De grosses suites logiciels ERP étaient déployés, notamment SAP qui était entre autres utilisé pour la gestion des ressources humaines, mais pour des actions administratives (gestion des paies et des absences uniquement). Ainsi les managers n’avaient rien pour piloter leurs équipes.

Les enjeux de cette transformation digitale

Trigano admet avoir à ce moment-là une maturité encore limitée sur la gestion du savoir-faire et après une identification d’un important retour sur investissement, ils ont eu la volonté de travailler sur 5 thèmes:

1/ La Gestion des compétences et des habilitations

2/ La Digitalisation du processus de formation

3/ La Simplification et l’optimisation des choix d’affectation sur poste

4/ Les Évaluations professionnelles

5/ La Digitalisation de tous les contenus (instruction sites et aussi au poste)

Les personnes engagées dans ce projet de transformation et d’optimisation digitale sont :

∙ Le Directeur de site

∙ RH site + groupe

∙ Responsable digital groupe

∙ Tous les responsables en production: le directeur de site, les responsables de secteurs, les managers

∙ Responsable site des formations

∙ Les Opérateurs

Ces 5 thèmes étaient finalement liés entre eux.

Ci-dessous, nous allons rentrer dans les détails des enjeux.

Les outils pour piloter les compétences et les habilitations obligatoires étaient soit très archaïques (tableaux Excel maisons) voir tout simplement inexistants. Il n’existait par exemple aucune matrice de compétences autres que dans la tête des manageurs.

Cela entrainait d’important problèmes de sécurité, de qualité et de traçabilité de la production. En effet, il était souvent impossible de s’assurer que tous les opérateurs étaient bien formés pour travailler sur leurs postes de production, ni même d’être assuré qu’ils maitrisent les habilitations nécessaires.

Il était aussi très difficile d’anticiper les départs à la retraite et le remplacement des compétences qui peuvent disparaître avec un opérateur retraité.

Le suivi de formation était très complexe ce qui rendait la prise de décision pour les formations très compliquée. L’identification des besoins de formation était importante et très difficile à anticiper (dû à une mauvaise maitrise de qui sait faire quoi).

Suite aux décisions parfois erronées de qui devait être formé à quoi et par qui, il fallait imprimer les formations ou les faire de têtes. Le process entrainait : perte de temps, baisse de la qualité de formation, friction sur le terrain et baisse de la volonté à faire une formation.

La planification du personnel au poste de production était sur Excel ou dans la tête des responsables. Par conséquent, ces mêmes responsables perdaient énormément de temps à identifier les opérateurs capables de travailler sur les différents postes de production. En particulier, quand il y avait un absent il était toujours difficile pour eux d’identifier les opérateurs en mesure de les remplacer fautes d’informations sur les compétences maitrisées par chacun d’eux.

Ce processus était très couteux en temps. A chaque changement d’équipes (2 à 3 fois par jour en fonction des volumes de production) les opérateurs devaient aller consulter leur chef d’équipe pour savoir où ils étaient postés. Cela représentait une perte de temps pour les managers et une perte de production.

De nombreux autres enjeux se rajoutaient : gestion des intérimaires, des shifts des personnes, des remplacements.

Les évaluations annuelles, le suivi de la compétence, des entretiens annuels et professionnels se faisaient sur papier et Excel et étaient extrêmement difficile à suivre tant pour les fonctions support que les fonctions opérationnelles. Les DRH ont donc profité du succès de Mercateam pour migrer le processus sur la plateforme.

Dû aux outils Excel utilisés, aucune data ne remontait jusqu’aux ressources humaines, rendant quasi impossible l’anticipation des besoins. Ainsi faire une politique de GPEC pour l’entreprise et pour les employés était quasiment impossible.

L’arrivée de Mercateam

Le projet a consisté en une phase de pilote (POC – Proof of concept) de quelques semaines suivie du déploiement à tout le site de Mercateam. Plusieurs visites et rencontres avec les équipes ont été effectuées pour cartographier les processus et données existantes.

Le déploiement s’est ainsi effectué en plusieurs étapes:

Etape 1 : Cartographier le savoir-faire du groupe avec les équipes en capturant notamment les données sur les collaborateurs, compétences, habilitations, formations, postes…

Etape 2 : Digitaliser via Mercateam l’ensemble de ces données pour permettre à tous les utilisateurs de les partager, les mettre à jour, ainsi que d’avoir des visuels clairs et chiffrés sur la cartographie du savoir-faire : matrice de polyvalence dynamique, digitalisation des formations… Il est ainsi maintenant possible d’être formé via une tablette sur le terrain ou de suivre l’évolution des compétences de son équipe directement sur le shop floor.

Etape 3 : Standardiser et digitaliser le planning d’affectation des collaborateurs en production. Les plannings de production étaient éclatés par équipes avec différentes pratiques sur différents fichiers Excel. Ils prenaient beaucoup de temps à faire, n’étaient pas standardisés et ne permettaient pas d’avoir d’alerte sur les erreurs humaines pouvant être faites (collaborateur non formé au poste ou affecté mais absent, doublon d’affectation…)

Etape 4 : Mercateam devient la plateforme de référence pour la gestion des contenus et instructions site. Les “Contenus” dans Mercateam sont l’ensemble de la documentation (traitement de texte, vidéo, photos, PDF,…) nécessaires à la production. Cela regroupe autant les instructions génériques communes à tout le site que chacun des modes opératoires spécifiques à chaque poste ou bien encore les instructions d’application des habilitations (ex: travail en hauteur). Dans Mercateam ces contenus sont associés aux compétences, habilitations et postes. Ainsi lorsqu’une mise à jour est effectuée via le flow de validation, les collaborateurs sont immédiatement notifiés qu’ils doivent consulter la documentation mise à jour.

Etape 5 : La digitalisation des entretiens professionnels. L’ensemble des compétences, formations et parcours d’affectation en production étant déjà dans Mercateam, il est apparu naturel à Trigano de s’appuyer sur la fonctionnalité des entretiens professionnels pour valoriser et accompagner ses collaborateurs. Ainsi la fonctionnalité est disponible autant pour les managers de terrain que pour les services RH qui peuvent suivre la progression des campagnes d’entretiens annuels.

Pour l’ensemble des déploiements de ces fonctionnalités, un accompagnement et de la documentation (principalement des vidéos) sont proposés pour que les utilisateurs s’approprient facilement et rapidement Mercateam.

Résultats & Bénéfices

Un travail de calcul du retour sur investissement de la solution Mercateam a permis d’identifier et de chiffrer (en temps et en argent) les gains annuels de l’amélioration de l’ensemble de ces processus et a été évalué à près de 350k € (sans prendre en compte les gains en terme de sécurité et les gains intangibles notamment en terme d’image de marque lié à la qualité des produits).

Un ROI de moins de 3 mois, financé grâce :

  • au temps gagné par les managers pour identifier les opérateurs, organiser les formations, mesurer la polyvalence et la mise à jour de dizaines de fichiers Excel supprimés ;
  • au temps d’identification des collaborateurs pour affectation sur poste (planning) ;
  • aux gains de qualité en production : grâce au planning et au lien avec les compétences on s’assure que seules des personnes bien formées sont affectées au bon poste ;
  • aux gains d’efficacité et de qualité grâce à la transmission rapide des modifications des instructions de qualité et de production.

Verbatims : Ce qu’en pensent les équipes de Trigano

“On avait des centaines de docs & Excels pour faire des actions qu’on fait aujourd’hui en quelques clics sur Mercateam”

“La mise à jour des matrices de polyvalence était laborieuse et donc trop peu souvent mise à jour, avec Mercateam la cartographie des compétences est à jour et partagée avec tous en permanence”

“Grâce au planning de Mercateam, inutile de passer des dizaines de minutes par téléphone avec les différents collègues pour trouver des solutions aux problèmes de dernières minutes.”