Cómo Neotiss digitaliza sus conocimientos para controlar la distribución de la información

Presentación de la empresa

Sector de actividad: fabricación de tubos de acero, tuberías, perfiles huecos y accesorios relacionados.

País: 🇫🇷

NEOTISS es un grupo internacional presente en 4 países: Francia, Estados Unidos, China e India. En Francia, la planta de Venarey-les-Laumes fabrica desde 1976 tubos de alta calidad para diversos sectores (nuclear, doméstico, etc.).

Contexto: Digitalizar los conocimientos para controlar la difusión de la información

Históricamente establecida en el sector nuclear, Neotiss ofrece mangueras de muy alta calidad que cumplen requisitos y restricciones muy estrictos.

El objetivo de la creación de Mercateam era digitalizar todos los conocimientos técnicos para anticipar mejor la pérdida de competencias / autorizaciones y garantizar un mejor seguimiento / distribución de la información in situ. Para responder a este reto, Neotiss se fijó tres objetivos principales:

1. Identifique rápidamente los agujeros del sistema y prevea la pérdida del 100% de las competencias y autorizaciones in situ;
2. Normalizar el proceso de difusión y gestión de los contenidos de formación;
3. Reducir la carga administrativa de los equipos de producción.

Irritantes encontrados :

La planta de Neotiss-Venarey les Laumes cuenta con 120 empleados. El centro está organizado en 3 naves de producción y unas 7 líneas de producción, todas ellas dispuestas longitudinalmente, lo que resulta más adecuado para la producción de tubos.

En Neotiss, la gestión de las competencias, las autorizaciones y el seguimiento de la formación se realizan en gran medida en Excel o en papel. La información se gestiona entre los equipos de producción, calidad y RRHH. Por lo tanto, es complicado que los jefes de equipo tengan visibilidad sobre los empleados que no pertenecen a sus equipos o sobre el seguimiento de la formación en general. Además, el seguimiento de las competencias y las autorizaciones se hace esencialmente desde arriba.

NEOTISS quería crear Mercateam para responder a 3 grandes irritantes:

1. Falta de seguimiento de la difusión de la información: En el lugar de trabajo, los empleados tienen que leer varios documentos para poder trabajar. Por desgracia, es muy difícil controlar la distribución de las instrucciones en el puesto de trabajo, sobre todo cuando se actualiza el contenido;
2. No hay seguimiento en tiempo real de las competencias y autorizaciones: Los jefes de equipo controlan las competencias y autorizaciones en Excel. La información no se comparte entre el personal operativo y las funciones de apoyo;
3. Asignación semiautomática del personal a la programación: las programaciones se hacen en Excel y se imprimen en los pasillos. Se retiene mucha información en la cabeza del jefe de producción y se dedica mucho tiempo a tareas con escaso valor añadido (coordinación interna, búsqueda de las competencias adecuadas, etc.) a la hora de confeccionar el calendario de producción.

La misión de Mercateam

Para apoyar a los equipos de Neotiss en la consecución de los objetivos mencionados, hemos llevado a cabo los siguientes proyectos:

1. La aplicación de Mercateam para :
   • Eliminar el 100% de los archivos Excel y en papel relacionados con la gestión de competencias, las autorizaciones y el seguimiento de la formación;
   • Digitalización del 100% de las competencias y autorizaciones in situ;
   • Digitalización del 100% del CTSE y de los procedimientos operativos ;
   • Llevar a cabo una planificación semiautomatizada de los empleados in situ;
2. Formación de los equipos de producción, supervisores y personal de RRHH en el uso de la herramienta Mercateam;
3. La integración masiva de ETSC y procedimientos operativos y la estructuración de documentos en la herramienta.

Resultados

Ahorro de tiempo operativo en tareas administrativas (con escaso valor añadido)

• 1 calendario global semiautomatizado utilizado por el 100% de los jefes de equipo de los equipos de producción;
• Ahorro de tiempo en la planificación (duplicación, seguimiento en tiempo real de competencias y autorizaciones, etc.);

Gestión de documentos unificada y estructurada

• 800 documentos digitalizados en menos de 3 semanas con Mercateam;

Control de los conocimientos técnicos y anticipación de los riesgos empresariales

• Notificación de expiración de habilitaciones y competencias con hasta 3 meses de antelación;
• Seguimiento centralizado de los datos relacionados con las competencias y las autorizaciones (información sobre los indicadores clave de rendimiento de los centros, sectores y equipos).