Montagmorgen, 6.15 Uhr. Zwei Arbeiter sind abwesend, eine Aushilfe kommt herein, ohne die Linie zu kennen, und Ihre Excel-Planungsdatei zeigt immer noch die Version vom letzten Freitag. Sie verbringen 45 Minuten damit, die Eins\u00e4tze neu zu organisieren, indem Sie die Teamleiter nacheinander anrufen. Dieses Szenario erleben Hunderte von Produktionsleitern jede Woche.<\/p>\n\n\n\n
Die Personalplanung in einer Fabrik ist mehr als nur das Ausf\u00fcllen von K\u00e4stchen in einer Tabelle. Es ist ein Balanceakt zwischen den verf\u00fcgbaren Kompetenzen, den gesetzlichen Auflagen, unvorhergesehenen Fehlzeiten und den Produktionszielen. Und wenn die Methode noch auf verstreuten Dateien oder Papier beruht, wird jede Abwesenheit zu einer Krise.<\/p>\n\n\n\n
Dieser Leitfaden gibt Ihnen sechs Schritte und bew\u00e4hrte Praktiken an die Hand, um die Verwaltung Ihrer Personalplanung zu strukturieren, den Zeitaufwand f\u00fcr Zuweisungen zu reduzieren und mehr Gelassenheit im Alltag zu erlangen. Nachdem wir bei Mercateam mehr als 300 Industriestandorte<\/strong>, Wir haben herausgefunden, was funktionierende Zeitpl\u00e4ne von solchen unterscheidet, die mehr Probleme verursachen als sie l\u00f6sen.<\/p>\n\n\n\n Ein Personalplan ist ein Dokument, das die Verteilung von Arbeitszeiten, Aufgaben und Posten f\u00fcr alle Mitarbeiter eines Teams oder eines Standorts organisiert. Im Dienstleistungssektor beschr\u00e4nkt er sich oft darauf, anzugeben, wer wann arbeitet. Im industriellen Umfeld muss er eine zus\u00e4tzliche Frage beantworten: Wer kann was?<\/p>\n\n\n\n Denn in der Produktion wird ein Bediener nicht zu einem Zeitfenster eingeteilt. Man weist ihm einen Arbeitsplatz zu, der genaue Kompetenzen, manchmal auch gesetzliche Berechtigungen (CACES, elektrische Berechtigung, ATEX) und Kenntnisse der Linie erfordert. Eine nicht qualifizierte Person einzusetzen bedeutet, ein Qualit\u00e4tsrisiko, ein Sicherheitsrisiko und das Risiko der Nichtkonformit\u00e4t bei einem Audit einzugehen.<\/p>\n\n\n\n Die industrielle Planung befindet sich also im Schnittpunkt von drei Herausforderungen: der Verwaltung der Arbeitszeiten, der\u00a0Kompetenzmanagement<\/a>\u00a0und die Einhaltung von Vorschriften. Diese dreifache Anforderung macht sie komplexer als eine herk\u00f6mmliche Planung und erkl\u00e4rt, warum sich Methoden, die f\u00fcr den Dienstleistungssektor entwickelt wurden, schlecht an sie anpassen lassen.<\/p>\n\n\n\n Je nach Ihrer Organisation variiert das Format des Terminplans. Die g\u00e4ngigsten Modelle in der Industrie sind :<\/p>\n\n\n\n In der Praxis kombinieren die meisten Standorte mehrere dieser Modelle. Eine automatisierte Fertigungsstra\u00dfe, die im Dreischichtbetrieb l\u00e4uft, kann neben einer Montagehalle mit festen Arbeitszeiten existieren. Die Herausforderung f\u00fcr den Produktionsleiter besteht darin, diese Heterogenit\u00e4t in einem einzigen Tool zu verwalten.<\/p>\n\n\n\n Eine gut gef\u00fchrte Planung reduziert Leerlaufzeiten, vermeidet nicht besetzte Stellen und maximiert die Nutzung der verf\u00fcgbaren Ressourcen. Laut dem Workforce Institute senken Unternehmen, die ihre Planung optimieren, ihre Arbeitskosten um 10 bis 15 %. Diese Zahl l\u00e4sst sich durch den R\u00fcckgang von \u00dcberstunden, die geringere Inanspruchnahme von Leiharbeitern in Notf\u00e4llen und die Verringerung der durch Personalprobleme bedingten Stillst\u00e4nde von Fertigungsstra\u00dfen erkl\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n Die Ergebnisse sind messbar. Bei LVMH Fragrance Brands hat die Digitalisierung der Planung folgende Einsparungen gebracht 25 % der Zeit<\/strong> f\u00fcr die Verwaltung der Eins\u00e4tze aufgewendet. Bei LISI Aerospace f\u00fchrte derselbe Ansatz zu einer Erh\u00f6hung der Vielseitigkeit der Teams um 20 % und einer Verdoppelung der Reaktionsf\u00e4higkeit auf unvorhergesehene Ereignisse.<\/p>\n\n\n\n Die Kosten einer schlechten Planung lassen sich nicht immer auf einer Tabellenkalkulation ablesen. Sie nisten sich in vermeidbaren \u00dcberstunden, verl\u00e4ngerten Produktionszeiten und der Fluktuation von Mitarbeitern ein. Eine Gallup-Studie zeigt, dass Unternehmen mit einer instabilen Planung eine um 20 % h\u00f6here Fluktuationsrate als der Durchschnitt aufweisen.<\/p>\n\n\n\n Es gibt auch die Zeit des Managers. Ein Produktionsleiter in der Lebensmittelbranche berichtet, dass er 15 bis 20 Stunden pro Woche damit verbringt, seine Dienstpl\u00e4ne manuell zu verwalten. So viel Zeit, die nicht f\u00fcr die kontinuierliche Verbesserung, das Management vor Ort oder die Qualit\u00e4ts\u00fcberwachung verwendet werden kann.<\/p>\n\n\n\n Und wenn die Planung nicht den tats\u00e4chlichen F\u00e4higkeiten der Arbeiter Rechnung tr\u00e4gt, steigen die Risiken. Ein Mitarbeiter, der an einer Stelle eingesetzt wird, die er nicht ausreichend beherrscht, produziert mehr Ausschuss, verlangsamt das Tempo und kann die Sicherheit der gesamten Linie gef\u00e4hrden.<\/p>\n\n\n\n Bevor Sie auch nur eine einzige Nische f\u00fcllen, m\u00fcssen Sie genau wissen, wer in Ihrem Team was kann. Dies ist die Grundlage f\u00fcr jede zuverl\u00e4ssige Planung in der Industrie.<\/p>\n\n\n\n Bauen Sie eine\u00a0Kompetenzmatrix<\/a>\u00a0die Ihre Mitarbeiter mit den Arbeitspl\u00e4tzen und den erforderlichen Kompetenzen kreuzt. Notieren Sie das Niveau jedes Bedieners (ungelernt, in Ausbildung, selbstst\u00e4ndig, Experte) und machen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Berechtigungen mit ihren Ablaufdaten ausfindig. Ein Bediener, dessen CACES in zwei Wochen abl\u00e4uft, darf nicht mehr zum Staplerfahren eingesetzt werden, und das sollten Sie am besten bis Montagmorgen wissen.<\/p>\n\n\n\n Beratung Gel\u00e4nde<\/strong> : Ermitteln Sie die Stellen, f\u00fcr die nur eine Person qualifiziert ist. Das sind Ihre Schwachstellen. Wenn diese Person krank wird, haben Sie keine sofortige Ersatzl\u00f6sung.<\/p>\n\n\n\n Sch\u00e4tzen Sie genau ein, wie viele Personen pro Schicht, Zeitfenster und Wochentag ben\u00f6tigt werden. Diese Analyse sollte saisonale Spitzen (wenn Sie in der Lebensmittelbranche t\u00e4tig sind, \u00e4ndern Erntezeiten alles), Tage mit geplanten Wartungsarbeiten und Urlaubszeiten einbeziehen.<\/p>\n\n\n\n Kreuzen Sie diese Analyse mit Ihren historischen Daten zu Fehlzeiten. Wenn Ihre durchschnittliche Abwesenheitsrate am Montag bei 8 % liegt, planen Sie einen Puffer ein. Es ist besser, diese Tatsache bereits in die Planung einzubeziehen, als jeden Wochenanfang mit Notf\u00e4llen umzugehen.<\/p>\n\n\n\n Das Arbeitsgesetzbuch gibt einen strengen Rahmen f\u00fcr die Organisation der Arbeitszeit vor. Wer ihn ignoriert, riskiert Sanktionen bei einer Kontrolle durch die Arbeitsaufsichtsbeh\u00f6rde und verschlechtert die Beziehung zu seinen Mitarbeitern.<\/p>\n\n\n\n Die wichtigsten Regeln, die es zu beachten gilt: Die t\u00e4gliche H\u00f6chstarbeitszeit betr\u00e4gt 10 Stunden<\/strong> (es sei denn, es wurde eine tarifvertragliche Abweichung vereinbart). Die t\u00e4gliche Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen muss mindestens betragen 11 aufeinanderfolgende Stunden<\/strong>. Die w\u00f6chentliche Ruhezeit ist festgelegt auf 35 aufeinanderfolgende Stunden<\/strong> mindestens. Die gesetzliche Wochenarbeitszeit betr\u00e4gt weiterhin 35 Stunden, dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen \u00dcberstunden abgerechnet und mit Zuschl\u00e4gen belegt werden.<\/p>\n\n\n\n Zu diesen allgemeinen Regeln kommen die Bestimmungen Ihres Tarifvertrags hinzu, die m\u00f6glicherweise g\u00fcnstiger sind (Pausenzeiten, zus\u00e4tzliche Ruhetage, Einschr\u00e4nkungen bei der Nachtarbeit). \u00dcberpr\u00fcfen Sie systematisch die Konformit\u00e4t Ihres Dienstplans, bevor Sie ihn verbreiten.<\/p>\n\n\n\n Jede Woche Ihren Zeitplan von Grund auf neu zu erstellen, ist eine erhebliche Zeitverschwendung. Bauen Sie stattdessen einen Referenzplan auf - eine Mustervorlage, die Ihre Standardorganisation widerspiegelt - und passen Sie ihn dann an die Unw\u00e4gbarkeiten der Woche an.<\/p>\n\n\n\n Dieser Referenzplan sollte die \u00fcblichen Rotationen, Schl\u00fcsselpositionen und wiederkehrende Zuweisungen enthalten. Sobald er stabilisiert ist, wird er zu Ihrer Grundlage: Jeden Montag beginnen Sie mit einer sauberen Version, die Sie an bekannte Abwesenheiten, validierte Urlaube und die spezifischen Bed\u00fcrfnisse der Woche anpassen.<\/p>\n\n\n\n Manager, die diese Methode anwenden, verk\u00fcrzen ihre Planungszeit um 40 bis 60 %. Anstatt einen halben Tag damit zu verbringen, das Puzzle neu zusammenzusetzen, verbringen sie eine Stunde damit, es anzupassen.<\/p>\n\n\n\n Keine Planung \u00fcberlebt den Kontakt mit der Realit\u00e4t unbeschadet, und die Planungsfehler in der Fabrik<\/a> kommen h\u00e4ufiger vor, als man denkt. Fehlzeiten, Maschinenausf\u00e4lle und Eilauftr\u00e4ge sind die Norm, nicht die Ausnahme. Ihr Planungssystem muss diese Flexibilit\u00e4t einbeziehen.<\/p>\n\n\n\n Legen Sie im Voraus die Regeln f\u00fcr die Vertretung fest. Identifizieren Sie f\u00fcr jede Stelle zwei bis drei Operatoren, die in der Lage sind, die Vertretung zu \u00fcbernehmen. Wenn Ihre Kompetenzmatrix auf dem neuesten Stand ist, ist diese Information in Sekundenschnelle verf\u00fcgbar. Ohne sie verschwenden Sie wertvolle Zeit damit, die Schichtleiter anzurufen, um zu erfahren, \u00abwer kann Paul auf Linie 3 ersetzen\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Planen Sie auch ein Protokoll f\u00fcr \u00c4nderungen in letzter Minute: Wer trifft die Entscheidung, wie werden die Informationen an die Teams weitergeleitet und wie wird der aktualisierte Zeitplan verbreitet. Eine \u00c4nderung, die zu sp\u00e4t angek\u00fcndigt oder schlecht kommuniziert wird, f\u00fchrt zu Frustration und Desorganisation.<\/p>\n\n\n\n Eine Planung, die nicht befolgt wird, wird auch nicht besser. F\u00fchren Sie einige einfache Steuerungsindikatoren ein, um die Qualit\u00e4t Ihrer Planung zu bewerten :<\/p>\n\n\n\n Analysieren Sie diese Indikatoren monatlich. Trends z\u00e4hlen mehr als einzelne Zahlen. Ein Anstieg des Krankenstandes in drei aufeinanderfolgenden Monaten sollte eine Untersuchung ausl\u00f6sen, nicht erst, wenn er kritisch wird.<\/p>\n\n\n\n Excel ist der nat\u00fcrliche Ausgangspunkt f\u00fcr die meisten Produktionsmanager. Es ist verf\u00fcgbar, kostenlos (oder fast kostenlos) und flexibel. Seine Grenzen zeigen sich jedoch schnell, wenn das Team w\u00e4chst.<\/p>\n\n\n\n Das erste Problem ist die Verbreitung von Dateien. Auf einer einzigen Website finden sich nicht selten 10, 20 oder sogar 35 verschiedene Excel-Dateien<\/strong> zur Verwaltung von Dienstpl\u00e4nen und Kompetenzen (diese Anzahl verwendete die Groupe SEB vor der Digitalisierung). Jeder Teamleiter hat seine eigene Version, niemand wei\u00df, welche die richtige ist.<\/p>\n\n\n\n Zweitens: die Mehrbenutzerf\u00e4higkeit. Wenn mehrere Manager die gleiche Datei bearbeiten, kommt es zu Versionskonflikten. Ein Operator kann gleichzeitig an zwei Arbeitspl\u00e4tzen eingesetzt werden oder, schlimmer noch, an keinem. In den technischen Foren sind die Aussagen einstimmig: \u00abExcel ist daf\u00fcr nicht gemacht\u00bb, \u00abdie Datei ist st\u00e4ndig blockiert\u00bb, \u00abGaleere\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Und dann gibt es noch die Verbindung zwischen Planung und F\u00e4higkeiten. Excel kann nicht automatisch pr\u00fcfen, ob ein Mitarbeiter die erforderliche Berechtigung f\u00fcr die Stelle hat, der Sie ihn zuweisen. Diese \u00dcberpr\u00fcfung bleibt manuell und ist daher anf\u00e4llig f\u00fcr Vergesslichkeit.<\/p>\n\n\n\n Bei Trigano waren f\u00fcr die Verwaltung von Kompetenzen und Dienstpl\u00e4nen an einem einzigen Standort mehr als 50 Excel-Dateien erforderlich, was einen erheblichen Zeitverlust und das Risiko von Fehlern bei der Zuweisung verursachte.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n Eine Software von Einsatzplanung<\/a> l\u00f6st diese Probleme durch die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung von \u00dcberpr\u00fcfungen.<\/p>\n\n\n\n Die Gewinne sind sofort verf\u00fcgbar. Die Verbindung mit der Kompetenzmatrix stellt sicher, dass bei jeder Zuweisung die erforderlichen Qualifikationen eingehalten werden. Automatische Warnungen weisen auf bald ablaufende Berechtigungen hin. Die Planung ist f\u00fcr alle Manager in Echtzeit zug\u00e4nglich, ohne Dateikonflikte. Und die gesetzlichen Auflagen (Ruhezeiten, H\u00f6chstdauer) werden bei jeder \u00c4nderung automatisch \u00fcberpr\u00fcft.<\/p>\n\n\n\n Die Integration in bestehende HRIS- und ERP-Systeme (SAP, Oracle, ADP) vermeidet Doppelerfassungen und h\u00e4lt Planung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft zusammen.<\/p>\n\n\n\n Muss man sich sofort \u00e4ndern? Das muss nicht unbedingt der Fall sein. F\u00fcr ein Team mit weniger als 20 Mitarbeitern an einem einzigen Standort kann eine gut strukturierte Excel-Datei noch ausreichend sein. Sobald Sie diese Schwelle \u00fcberschreiten, mehrere Werkst\u00e4tten leiten oder mehr Qualit\u00e4tsaudits durchf\u00fchren, zahlt sich die Investition in ein spezielles Tool schnell aus. Bei Mercateam verdienen die Manager im Durchschnitt ein Tag pro Woche<\/strong> \u00fcber die Erf\u00fcllung ihrer Planung.<\/p>\n\n\n\n Eine leistungsf\u00e4hige Planung beschr\u00e4nkt sich nicht auf die Optimierung von Zeitnischen. Er tr\u00e4gt auch zur beruflichen Entwicklung der Operateure bei.<\/p>\n\n\n\n Die Vielseitigkeit<\/a> ist der beste Flexibilit\u00e4tshebel f\u00fcr eine industrielle Planung. Je mehr Stationen Ihre Arbeiter beherrschen, desto gr\u00f6\u00dfer ist Ihre F\u00e4higkeit, Unvorhergesehenes aufzufangen. Doch Vielseitigkeit l\u00e4sst sich nicht verordnen. Sie wird aufgebaut durch Feldausbildung<\/a>, Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nach und nach an neue Aufgaben herangef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n Integrieren Sie den Kompetenzaufbau direkt in Ihre Planung. Planen Sie Zeitfenster ein, in denen ein Operator in Ausbildung zu zweit mit einem Experten zusammenarbeitet. Diese Lernzeit ist keine verlorene Zeit, sondern eine Investition, die Ihre Abh\u00e4ngigkeit von einzigartigen Profilen verringert und die Widerstandsf\u00e4higkeit Ihrer Organisation st\u00e4rkt.<\/p>\n\n\n\n Der Ansatz ist Teil der GPEC (Gestion Pr\u00e9visionnelle des Emplois et des Comp\u00e9tences), die seit 2017 in GEPP umbenannt wurde und darauf abzielt, den mittel- und langfristigen Bedarf an Kompetenzen zu antizipieren.<\/p>\n\n\n\n Ein ohne Absprache auferlegter Zeitplan erzeugt Widerstand. Eine Planung, die gemeinsam mit den Teams erstellt wird, erzeugt Zustimmung.<\/p>\n\n\n\n Verteilen Sie den Dienstplan fr\u00fch genug im Voraus. Das Arbeitsgesetz schreibt eine Ank\u00fcndigungsfrist von mindestens sieben Tagen vor jeder \u00c4nderung der Arbeitszeiten vor (diese Frist kann je nach Ihrem Tarifvertrag variieren). \u00dcber die gesetzliche Verpflichtung hinaus erm\u00f6glicht eine fr\u00fchzeitige Bekanntgabe den Teams, sich zu organisieren, und reduziert den mit der Ungewissheit verbundenen Stress.<\/p>\n\n\n\n Ber\u00fccksichtigen Sie die W\u00fcnsche der Mitarbeiter, wo immer es m\u00f6glich ist: bevorzugte Zeitfenster, pers\u00f6nliche Einschr\u00e4nkungen, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Das bedeutet nicht, es allen recht zu machen, sondern zu zeigen, dass die W\u00fcnsche geh\u00f6rt und ber\u00fccksichtigt werden. Teams, die Fairness bei der Verteilung von Arbeitspl\u00e4tzen wahrnehmen, engagieren sich st\u00e4rker und bleiben l\u00e4nger.<\/p>\n\n\n\n Schlie\u00dflich sollten Sie den Zeitplan zug\u00e4nglich machen. Ein Terminplan, der in einem B\u00fcro h\u00e4ngt, das niemand betritt, oder der in einer gemeinsam genutzten Datei vergraben ist, hat keinen Nutzen. Die L\u00f6sungen von Digitalisierung der Planung<\/a> erm\u00f6glichen es den Teams, ihre Planung in Echtzeit von jedem beliebigen Medium aus einzusehen und eine Nichtverf\u00fcgbarkeit sofort zu melden.<\/p>\n\n\n\n Die Personalplanung in einem industriellen Umfeld bedeutet, drei Dimensionen gleichzeitig zu orchestrieren: die Kompetenzen der Teams, die gesetzlichen Auflagen und die Produktionsanforderungen. Die sechs Schritte, die in diesem Leitfaden detailliert beschrieben werden, geben Ihnen einen Rahmen, um dieses Management zu strukturieren und den \u00abFeuerwehrmodus\u00bb zu verlassen, den viele Manager nur zu gut kennen.<\/p>\n\n\n\n Die Methode z\u00e4hlt mehr als das Werkzeug. Aber wenn die Methode steht und das Werkzeug nicht mith\u00e4lt, wird das ganze System gebremst. Wenn Ihr derzeitiger Excel-Plan f\u00fcr Ihr Team funktioniert, strukturieren Sie ihn mit den hier vorgestellten bew\u00e4hrten Methoden. Wenn Sie das Gef\u00fchl haben, dass er an seine Grenzen st\u00f6\u00dft, testen Sie eine dedizierte L\u00f6sung<\/a> f\u00fcr die Realit\u00e4ten in der Industrie konzipiert.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Das Planungsmanagement in einer Fabrik ist mit einzigartigen Herausforderungen gespickt. Von der Koordination der Teams bis hin zur Verwaltung der materiellen Ressourcen muss jeder Aspekt minuti\u00f6s geplant werden. Herausforderungen wie Nachfrageschwankungen, Ressourcenbeschr\u00e4nkungen und die Verwaltung von Arbeitszeiten k\u00f6nnen einsch\u00fcchternd wirken. Allerdings bergen diese Herausforderungen auch unsch\u00e4tzbare Chancen. Durch geschicktes Planungsmanagement lassen sich Prozesse optimieren, Produktionszeiten verk\u00fcrzen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. 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Mehr als nur eine Zeittafel<\/h3>\n\n\n\n
Die verschiedenen Arten von Planungen in der Produktion<\/h3>\n\n\n\n
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Warum ist das Planungsmanagement ein Hebel zur Leistungssteigerung?<\/h2>\n\n\n\n
Die direkte Auswirkung auf die Produktivit\u00e4t<\/h3>\n\n\n\n
Die versteckten Kosten einer schlecht verwalteten Planung<\/h3>\n\n\n\n
Die 6 Schritte zur effektiven Verwaltung eines Personalplans<\/h2>\n\n\n\n
1. Kartierung der verf\u00fcgbaren Kompetenzen und Berechtigungen<\/h3>\n\n\n\n
2. Analyse der Arbeitsbelastung und des Bedarfs pro Stelle<\/h3>\n\n\n\n
3. Gesetzliche Auflagen schon bei der Planung einbeziehen<\/h3>\n\n\n\n
4. Aufbau einer wiederverwendbaren Referenzplanung<\/h3>\n\n\n\n
5. Planen Sie den Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen und Abwesenheiten<\/h3>\n\n\n\n
6. Messen und Anpassen mit den richtigen Indikatoren<\/h3>\n\n\n\n
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Wann sollte man von Excel auf eine Planungssoftware umsteigen?<\/h4>\n\n\n\n
Die Grenzen von Excel in der industriellen Umgebung<\/h3>\n\n\n\n
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Was ein dediziertes Planungstool leistet<\/h3>\n\n\n\n
Den Menschen in den Mittelpunkt der Planung stellen<\/h2>\n\n\n\n
Aufwertung der Vielseitigkeit und des Kompetenzaufbaus<\/h3>\n\n\n\n
Teams kommunizieren und einbeziehen<\/h3>\n\n\n\n
Schlussfolgerung<\/h2>\n\n\n\n