Comment Neotiss digitalise son savoir-faire pour maitriser la diffusion d’informations

Présentation de l’entreprise

Secteur d’activité : fabrication de tubes, tuyaux, profilés creux et accessoires correspondants en acier.

Pays : 🇫🇷

NEOTISS est un groupe international présent dans 4 pays : France, USA, Chine et Inde. En France, le site de Venarey-les-Laumes travaille dans la fabrication de tuyaux de haute qualité pour divers secteurs (nucléaires, domestique, etc.) depuis 1976.

Contexte : Digitaliser son savoir-faire pour maitriser la diffusion d’informations

Historiquement implanté dans le secteur du nucléaire, Neotiss propose des tuyaux de très haute qualité répondant à des exigences et des contraintes très fortes.

L’objectif lié à la mise en place de Mercateam était de digitaliser l’ensemble du savoir-faire afin de mieux anticiper la perte de compétences / habilitations et d’assurer un meilleur suivi / diffusion de l’information sur site. Afin de répondre à cet enjeu, Neotiss s’est fixé trois principaux objectifs :

1. Identifier rapidement les trous dans la raquette et anticiper la perte de 100% des compétences et habilitations sur site ;
2. Standardiser le processus de diffusion et de gestion des contenus de formation ;
3. Diminuer la charge administrative des équipes de production.

Irritants rencontrés :

Le site de Neotiss-Venarey les Laumes compte 120 collaborateurs. Le site est organisé en 3 halls de production et autour de 7 lignes de productions, toutes disposées en longueur, plus adaptée à la réalisation de tuyaux.

Chez Neotiss, la gestion des compétences, des habilitations et le suivi des formations est effectuée très largement sur Excel ou papier. L’information est pilotée entre les équipes de production, la qualité et les RH. Il est donc compliqué pour les chefs d’équipe d’avoir de la visibilité sur les collaborateurs qui n’appartiennent pas à leurs équipes ou sur le suivi des formations au global. En complément, le suivi des compétences et des habilitations est essentiellement effectué de tête.

NEOTISS a souhaité mettre en place Mercateam pour répondre à 3 grands irritants :

1. Manque de suivi de la diffusion de l’information : Sur site, les collaborateurs doivent prendre connaissance de plusieurs documents pour pouvoir travailler sur poste. Malheureusement, le suivi de la diffusion des instructions au poste est très complexe à date, surtout lorsque ces contenus sont mis à jour ;
2. Pas de suivi en temps réel des compétences & habilitations : Les compétences & habilitations sont suivies sur Excel par les chefs d’équipe. L’information n’est pas partagée entre les opérationnels et les fonctions supports ;
3. Affectation semi-automatique des collaborateurs sur le planning : Les plannings sont effectués sur Excel et imprimés dans les couloirs. Beaucoup d’informations sont retenues de tête par le directeur de production et beaucoup de temps est passé sur des tâches à faible valeur ajoutée (coordination interne, recherche des bonnes compétences, etc.) lors de la réalisation du planning de production.

La mission de Mercateam

Pour accompagner les équipes Neotiss dans la réalisation des objectifs cités précédemment, nous avons mené les chantiers suivants :

1. La mise en place de Mercateam pour :
   • Supprimer 100% des fichiers Excel & papiers liés à de la gestion de compétences, habilitations et suivi de formation ;
   • Digitaliser 100% des compétences et habilitations sur site ;
   • Digitaliser 100% des CTSE et Modes opératoires ;
   • Effectuer une planification semi-automatisée des collaborateurs sur site ;
2. La formation des équipes de production, agent de maitrise et RH sur la maitrise de l’outil Mercateam ;
3. L’intégration en masse des CTSE et modes opératoires et la structuration des documents dans l’outil.

Résultats

Gain de temps opérationnel sur des tâches administratives (à faible valeur ajoutée)

• 1 planning global semi-automatisé et utilisé par 100% des chefs d’équipes issus des équipes de production ;
• Gain de temps lors de la réalisation du planning (duplication, suivi en temps réel des compétences & habilitations, etc.) ;

Gestion documentaire unifiée et structurée

• 800 documents digitalisés en moins de 3 semaines sous Mercateam ;

Maitrise du savoir-faire et anticipation des risques métiers

• Notification sur les expirations des habilitations & compétences jusqu’à 3 mois en avance ;
• Suivi centralisé des données liées aux compétences & habilitations (remontée de KPI site / secteur / équipe).